Miten toimin, kun haluan maksaa itselleni verovapaita matkakorvauksia?

Voit ilmoittaa ja maksaa UKKO Yrittäjässä itsellesi verovapaita matkakorvauksia, kuten kilometrikorvauksia, päivärahoja ja tietyin ehdoin ateriakorvauksia. Voit tehdä ilmoituksen myös silloin, kun et maksa itsellesi samalla kertaa varsinaista palkkaa.

Luo palkka UKKO Yrittäjässä aina ennen kuin maksat korvaukset yrityksen tililtä itsellesi.
 

Ennen kuin aloitat

Varmista, että:

• korvaukset maksetaan sinulle eli osakeyhtiön omistajayrittäjälle (ja olet työtulostasi YEL-velvollinen)
• kyseessä on yhtiön lukuun tehty työmatka
• korvaukset täyttävät Verohallinnon verovapauden ehdot
• olet täyttänyt matkalaskun tai muun vastaavan selvityksen excel-muodossa
• sinulla on tarvittaessa tiedossa auton rekisterinumero ja ajettujen kilometrien määrä.

Verovapaiden korvausten määrät ja ehdot voivat muuttua vuosittain. Tarkista ajantasaiset määrät ja ehdot Verohallinnon ohjeesta.
 

Näin ilmoitat ja maksat korvaukset

1. Luo asiakastililläsi uusi palkka.
2. Täytä palkkakausi (miltä ajalta korvauksia maksetaan) ja korvausten maksupäivä.
3. Tarkista yrittäjän tiedot, kuten nimi, osoite, tilinumero ja verokortin tiedot.
4. Ilmoita rahapalkaksi 0 euroa.
5. Lisää maksettavat korvaukset omille riveilleen:
   • kokopäivärahat
   • osapäivärahat
   • ulkomaanpäivärahat
   • kilometrikorvaukset
   • ateriakorvaukset.
6. Ilmoita kilometrikorvauksen yhteydessä myös ajettujen kilometrien määrä.
7. Liitä palkkapyyntöön täytetty matkalasku Excel-tiedostona.
8. Tarkista yhteenveto ja luo palkkalaskelma.
9. Maksa palkkalaskelmassa ilmoitettu summa yrityksen tililtä itsellesi ilmoitettuna palkanmaksupäivänä.
10. Kohdista yrityksen tililtä tehty maksu asiakastilillä muodostettuun palkkatositteeseen (älä luo uutta menoa).

Verovapaat matkakorvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin omilla tulolajeillaan ja UKKO hoitaa tämän ilmoituksen puolestasi, kun palkka on luotu asiakastililläsi.
 

Näin täytät matkalaskun

Voit käyttää asiakastililtääsi raportit ja dokumentit -> dokumentit -osiosta tai tämän artikkelin lopusta löytyvää matkalaskupohjaa tai tehdä oman vastaavan selvityksen.
 

Kilometrikorvaukset

Ilmoita vähintään:

• kuka matkusti
• käytetty kulkuneuvo ja auton rekisterinumero
• työmatkan tarkoitus
• matkan alkamis- ja päättymisaika
• matkan päivämäärä/päivämäärät
• lähtöpaikka ja määränpää
• tarkka reitti
• työasioissa mukana kulkeneet henkilöt, jos heitä oli.
   

Päivärahat

Ilmoita lisäksi:

• kohdemaa
• matkapäivät
• haettava päivärahatyyppi, kuten kokopäiväraha, osapäiväraha tai ulkomaanpäiväraha
• haettava summa.

Päivärahan verovapauteen vaikuttavat muun muassa matkan kesto, etäisyys ja työmatkan olosuhteet.

Ateriakorvaukset

Ateriakorvaus voi tulla kyseeseen erityisalalla, kuten rakennus-, maanrakennus- tai metsäalalla, jos Verohallinnon asettamat ehdot täyttyvät. Ateriakorvausta ei voi maksaa verovapaasti pelkästään sen perusteella, että työpäivä on tehty muualla kuin tavallisella työpaikalla.

Voit ilmoittaa ateriakorvaukset UKKO:n matkalaskupohjalla tai omalla Excel-tiedostolla.
 

Huomioi myös

• Älä maksa korvauksia yrityksen tililtä ennen kuin olet luonut palkkalaskelman UKKO Yrittäjässä.
• Jos korvaukset on jo maksettu ilman palkkalaskelmaa, niitä ei voi ilmoittaa UKKO Yrittäjässä takautuvasti. Tällöin sinun tulee tehdä ilmoitus Palkka.fi-palvelussa käyttäen todellista maksupäivää. Myöhästyneestä ilmoituksesta yritykselle voi aiheutua myöhästymismaksu. Lisätietoa ns. palkkaennakosta voit lukea täältä.
• Jos korvaus maksetaan toiselle henkilölle kuin yrittäjälle itselleen, tulee sinun tehdä palkkailmoitus itse esim. palkka.fi -palvelussa (lue lisää työntekijöiden palkanlaskennasta täältä).
• Verovapaus edellyttää, että matka ja korvauksen määrä täyttävät Verohallinnon ehdot. Jos ehdot eivät täyty, korvaus voi olla veronalaista palkkaa.
   

Mistä löydän matkalaskupohjan?

Löydät matkalaskupohjan tästä artikkelista sekä asiakastililtä kohdasta:

Raportit ja dokumentit → Dokumentit

Lisää täytetty matkalasku palkkapyynnön liitteeksi excel-muodossa.
 

Jos tarvitset apua

Jos et pysty luomaan ilmoitusta asiakastililläsi tai palkkailmoitus jää odottamaan käsittelyä, ota yhteyttä asiakaspalveluumme (osakeyhtio@ukko.fi).