Ostolasku on jostakin tuotteesta tai palvelusta saapuva lasku. Kun esimerkiksi tilaat osakeyhtiöllesi puhelimen, saat tilauksen jälkeen ostolaskun. Tässä artikkelissa käydään läpi miten ostolaskut lisätään palveluumme ja sivun lopusta löydät yksityiskohtaisesti selitettynä eri kulutyyppien lisäyksen.
Pääset lisäämään menoja kirjanpitoon työpöydältä tai sivupalkin kohdasta "Menot". Voit lisätä uuden menon "lisää meno" -nappulasta, joka löytyy sivun yläkulmasta oikealta.
Tämän jälkeen pääset lisäämään tarvittavat tiedot ostoon liittyen. Voit lisätä ostoon liittyvän tositteen tai kuitin Liitetiedostot -osiosta. Huomioithan, että tiliote ei kelpaa tositteeksi (poikkeuksena pankin perimät palvelumaksut).
Kun lisäät tositteen palveluun, lukee järjestelmä automaattisesti tietoja kuitistasi ja täyttää ne tapahtuman tietoihin. Tätä ominaisuutta kehitetään jatkuvasti ja tällä hetkellä ominaisuus toimii kuvien kanssa. Tarkistathan, että automaattisesti täytetyt tiedot ovat oikein.
Tapahtuman tiedoissa on mainittuna kirjanpidon kannalta oleelliset tiedot ostostasi. Täytäthän osion kaikki kohdat. Ostopaikaksi lisätään yrityksen tai henkilön nimi. Mikäli kyseessä on yritys, tulee kyseisen yrityksen y-tunnus myös lisätä. Lisääthän myös lyhyen kuvauksen hankinnan sisällöstä eli mitä hankinta koski ja miten se liittyy yritystoimintaasi.
Mikäli teet hankinnan muualta kuin Suomesta, valitse alasvetovalikosta oikea ostomaa (EU-maa tai EU:n ulkopuolinen maa) ja täytä ostomaan mukaisesti näkymään päivittyvät kohdat.
Jos hankinta on tehty EU:n käänteisellä alvilla, tutustuthan tarkemmin tähän ohjeeseen.
Rivikohtaisissa tiedoissa pääset valitsemaan kululle tarkemman tapahtuma tyypin. Jos haluat eritellä hankintaa tarkemmin, voit lisätä rivejä "lisää rivi'' -kohdasta ja alasvetovalikosta voit valita mihin tyyppiin lisäämäsi meno/rivi liittyy. Voit lukea yksityiskohtaiset ohjeet eri menotyyppien lisäyksestä tämän sivun lopusta
Lisää laskun alvillinen loppusumma "summa" -kohtaan. Tarkista myös laskun alv-kanta ja valitse oikea kanta alasvetovalikosta. Näin sinulle muodostuu ajantasainen kirjanpito osakeyhtiösi hankinnoista.
Jos olet asiakastililläsi luonut tunnisteita, voi valita menolle tarkemmin esim. mihin projektiin tämä meno liittyy, niin pystyt helpommin seuraamaan tuloslaskelmalta eri projektien/kohteiden tuloja sekä menoja.
Kun olet ostolaskun/menon lisännyt järjestelmään ja se on myös jo maksettu, voit käsitellä sen samantein maksetuksi menon lisäyksen lopussa olevasta "Maksutiedot" -kohdasta "Tapahtuma on maksettu osittain tai kokonaan".
Mikäli osakeyhtiösi käytössä on UKKO Yritystili, voit tässä vaiheessa laittaa laskun myös suoraan tililtä maksuun (valitse tällöin "maksa UKKO Yritystililtä"). Kun maksu on maksettu UKKO Yritystililtä tällä toiminnolla, kohdistuu tilitapahtuma menolle automaattisesti eikä sinun tarvitse sitä itse myöhemmin kohdistaa menolle.
Klikkaa "Kyllä" -valintaa ja sen jälkeen "Muokkaa maksutietoja" tai "Tallenna ja poistu".
Pääset "Merkitse maksetuksi" -sivustolle ja siellä sinun tulee valita maksutapa (Tilisuoritus on aina oletuksena),
Voit hakea oikeaa, menon maksuun liittyvää tilitapahtumaa myyjän nimellä tai summalla, tai valita suoraan "Tapahtumahistoria" -listauksesta oikean tilitapahtuman.
Kun olet valinnut tietyn tilitapahtuman, päivittyy sen summa "Maksun suuruus" -kohtaan ja pääset myös katsomaan onko maksu ollut oikealle summalle (mikäli "tapahtumalla avoinna" -kohtaan jää näkyville jokin summa, ei maksu eli kohdistettava tilitapahtuma vastaa menokirjauksella olevaa summaa).
Tällöin voit vielä peruuttaa maksun merkitsemisen menolle ja palata korjaamaan menon summa oikeaksi.
Jos taas olet maksanut laskun useammalla eri tilitapahtumalla, voit kerralla kohdistaa useamman tilitapahtuman menolle valitsemalla kaikki nuo tilitapahtumat aktiiviseksi (klikkaamalla päivämäärän edessä olevan laatikon aktiiviseksi). Lopuksi valitse "merkitse maksetuksi".
Mikäli lisäät oston (menon) palveluumme, mitä et ole vielä maksanut, tulee sinun lisätä maksumerkintä vasta myöhemmin, kun maksu on maksettu ja se näkyy yrityksesi tilitapahtumissa.
Tällöin voit suoraan menon kolmen pisteen valikosta valita "merkitse maksetuksi" ja valitse oikea tilitapahtuma tai vaihtoehtoisesti kohdistaa maksu tilitapahtumista (tällöin valitse kohdistamisessa "lisää menoon".
Mikäli hankinta on maksettu käteisellä, valitse maksutiedoissa "maksettu käteiskassasta", kerro todellinen maksupäivämäärä, tarkista että maksun suuruus on oikein ja merkitse meno maksetuksi.
Menojen (ja tulojen) merkitseminen maksetuksi käteisellä edellyttää palvelussamme käteiskassan aktivointia osakeyhtiösi käyttöön.
Osakeyhtiön ostolaskun sisältö eri tapahtumatyyppien mukaan
Tässä on listaus yleisimmistä ostolaskun tyypeistä ja niihin tarvittavista tiedoista.
Mikä on kulun tyyppi?
Olemme listanneet "Tapahtuman tyyppi" -valikkoon yleisimmät kirjanpidossa käytetyt ostolaskujen määritteet.
- Palvelut ja tarvikkeet
- Edustuskulut
- Kokous- ja neuvottelukulut
- Tilakulut
- Vakuutukset, vahingonkorvaus ja YEL
- Ajoneuvokulut
- Lainakulut
- Verot
- Matkakulut
- Liikasuorituksen takaisin maksu
Palvelut ja tarvikkeet -lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mihin osto liittyy:
- Asiakkaalle myytävä tuote: liiketoimintaan liittyvä tuote - eli tuote, jonka laskutat edelleen asiakkaaltasi.
- Asiakkaalle myytävä palvelu: liiketoimintaan liittyvä palvelu - eli palvelu, jonka laskutat edelleen asiakkaaltasi
- Edustuskulut: liiketoimintaan liittyvä kulu, joka syntyy asiakashankintaan liittyvistä kestitsemisistä. Ilmoita kuvauksessa tarkemmin tapahtuman agenda sekä ketä siihen osallistui.
- Kokous- ja neuvottelukulut: liiketoimintaan liittyvä kulu, joka syntyy esim. yrityksen oman henkilökunnan kesken pidetystä palaverista tai yrityksen sidosryhmän edustajan kanssa pidetystä palaverista. Ilmoita kuvauksessa tarkemmin kokouksen agenda sekä ketä siihen osallistui
- Yrityksen omaan käyttöön hankitut tuotteet ja palvelut: liiketoimintaan liittyvä tuote tai palvelu, jonka yrityksesi tarvitsee harjoittaakseen liiketoimintaa
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Edustuskulut
Valitse tämä vaihtoehto uusasiakashankinnoille tai edustustilaisuuksille; edustuskulu on asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin elinkeinoharjoittajan elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuva, tavanomaisesta vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneet kulut, joilla yritys pyrkii uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten suhteiden säilyttämiseen tai parantamiseen tai liiketoiminnan edistämiseen muutoin.
Myös asiakkaillesi antamat, kohtuullisen arvoiset lahjat ovat edustuskuluja.
Lisää kuvaukseen, keneen asiakkaaseen edustus on kohdistunut ja mikä oli tapaamisen agenda.
Kirjaa tositteelle oston kokonaissumma ilman arvonlisäveroa (edustuskuluista ei saa alv-vähennyksiä).
Kokous- ja neuvottelukulut
Valitse tämä vaihtoehto sisäisille palaverikuluille työntekijöiden, tilintarkastajien, asiantuntijoiden tai viranomaisten kanssa. Lisääthän kuvaukseen myös palaverin osallistujat ja agendan.
Myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja pienet tarjoilut voidaan laskea neuvottelukuluksi, kunhan dokumentaatiosta selviää tarkasti: millaisesta tilaisuudesta on kyse, kenen kanssa se on pidetty ja minkä takia?
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Tilakulut
- Tarkenne "Toimitilakulut": liiketoimintaan liittyvä toimitilakulu, eli vuokra toimitilan käytöstä.
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
-
Arvonlisäverollinen summa
Vakuutukset, vahingonkorvaus ja YEL -lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mihin osto liittyy:
- YEL: omistajayrittäjänä voit maksaa oman YEL-vakuutusmaksusi osakeyhtiön menona, käytä silloin tätä tarkennetta YEL-laskun lisäykseen
- Muut vakuutukset; liiketoimintaan liittyvä vakuutusmaksu, esim. yrityksen vastuuvakuutus tai työntekijöiden TyEL -vakuutusmaksut
- Vahingonkorvauksesta ei ole erillistä tarkennetta, mutta käytä niissä "muut vakuutukset" -tarkennetta ja ilmoita yrityksesi maksamat vahingonkorvaukset, esim. vakuutuksen omavastuun osuus.
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti (YEL:ssä ja vakuutusmaksuissa alv on yleensä 0%)
- Laskun summa (sis. mahdollisen arvonlisäveron osuuden)
Ajoneuvokulut -lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mihin osto liittyy:
- Ajoneuvokulut: liiketoimintaan liittyvän, yrityksen omistuksessa olevan ajoneuvon kulut, esim. polttoaine- tai korjauskulut sekä ajoneuvon vakuutusmaksut.
- Auton osto: yritykselle ostettava, liiketoimintaan liittyvä auto, muista lisätä menon liitteeksi alkuperäinen kauppakirja (alv-tietoineen) sekä mahdollinen rahoitussopimus.
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Lainakulut -lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mihin maksu liittyy:
- Lainan lyhennys: liiketoimintaan liittyvän lainan lyhennyksen osuus kokonaismaksusta (alv 0%)
- Lainakorko: liiketoimintaan liittyvän lainan lyhennyksestä maksettavan koron osuus (alv 0%)
- Muu: liiketoimintaan liittyvän lainan muut mahdolliset kulut (esim. kuukausittainen käsittelymaksu)
Huomioithan että sinun tulee luoda näistä kaikista eri tarkenteista erilliset rivit menon sisällä, jotta ne käsitellään myös kirjanpidollisesti oikeille kirjanpitotileille.
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
- Valitun tarkenteen kokonaissumma (sisältäen mahdollisen alvin)
Verot -lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mistä verosta on kyse::
- Ennakkoverot: tilikauden aikana ennakkoon maksetun yhteisöveron maksu.
- Muiden kausien verot: käytä tätä tarkennetta, mikäli ilmoitat esim. työntekijöiden osalta maksettavia työnantajamaksuja.
- Verojen korot: mikäli Verohallinto on määrännyt maksulle viivästyskorkoa tai myöhästymismaksua, valitse tämä tarkenne näiden maksujen osuudelle. Mikäli maksu sisältää sekä veron että korkojen/myöhästymismaksujen osuutta, luo oma rivi veron osuudesta ja toinen rivi koroista, näin pystyt niiden osuuden erittelemään menon sisällä ja ne kirjataan oikeille kirjanpitotileille.
- Arvonlisävero: UKKO Yrittäjä palvelussa teemme yrityksesi arvonlisäveroilmoitukset automaattisesti ja luomme niistä myös menotositteen valmiiksi asiakastilillesi (sinun tulee vain merkitä meno maksetuksi). Mikäli kuitenkin maksat alveja esim. ennakkoon ilman alv-ilmoitusta, valitse tämä tarkenne menolle.
Merkitse vielä:
- Laskun / maksun summa
Matkakulut -lisävalinnat
Onko yrityksesi maksanut sinulle verovapaita matkakorvauksia (kilometrikorvaus tai päiväraha) ja olet niistä itse ilmoittanut Tulorekisteriin (esim. palkka.fi -palvelussa). Mikäli yrittäjän palkanlaskenta tehdään palvelussamme, luomme tarvittavan menokirjauksen automaattisesti asiakastilillesi tarvittavine tietoineen, sinun ei itse tarvitse tietoja täyttää.
Myös yrityksesi ostamat, yrityksen toimintaan liittyvät matkakulut (matkaliput tms), tulee lisätä tämän lisävalinnan avulla.
Valitse tarkenne:
- Kilometrikorvaus: liiketoimintaan liittyvä, yrittäjän oman ajoneuvon käyttö yrityksen ajoihin. Liitä menon liitteeksi palkkaraportti sekä matkalasku/ajopäiväkirja, jonka mukaisesti verovapaata korvausta on maksettu
- Matkakulut: liiketoimintaan liittyvä matkakulu, esim. matkaliput tai hotellimajoitus, menon kuvauksessa kerro tarkemmin, milloin ja minne matka on tehty sekä mikä oli matkan agenda (ja mahdolliset osallistujat).
- Päivärahat: liiketoimintaan liittyvä, yrittäjälle maksettu verovapaa päiväraha matkapäiviltä. Liitä menon liitteeksi palkkaraportti sekä matkalasku, jonka mukaisesti päivärahoja on matkapäiviltä maksettu.
Mikäli ilmoitat samalla menolla sekä kilometrikorvauksia ja päivärahoja, luo niistä molemmista oma rivi menon sisällä, jotta kirjanpidollisesti eri korvauslajit menevät oikein.
Merkitse tietoihin:
- ALV-prosentti (kilometrikorvaukset ja päivärahat alv 0%)
- Maksun arvonlisäverollinen summa
Liikasuorituksen takaisin maksu
Merkitse tietoihin:
- ALV-prosentti (vastaava kuin alkuperäisessä saadussa maksussa)
- Arvonlisäverollinen summa
Mitä menoja osakeyhtiö voi lisätä kirjanpitoon?
Käytännöllisesti katsoen kirjanpitoon voi lisätä sellaisia menoja, jotka liittyvät yrityksen toimintaan. Tällaisia menoja ovat esimerkiksi puhelinlaskut (huomio mahdollinen puhelinetu, jos liittymää käytetään myös henkilökohtaisesti), yrityksen vakuutusmaksut, tilavuokrat ja työvälineiden hankinnat. Myös kirjanpito- ja markkinointikustannuksia voi lisätä kirjanpitoon. Monesti kulut voivat olla myös tapauskohtaisia ja siksi taloustiimimme asiantuntijat tarkastavat aina kirjanpitoon lisäämäsi kulut. Lue tästä lisää vähennyksiin oikeuttavista kuluista.
Muistathan: menon lisäämiseen tarvitaan tosite, jossa näkyy ostoksen tai kulun ALV-kanta. Tämä kannattaa huomioida etenkin maksupäätteellä maksaessa - varmista, että saat kuitin, jossa ostos ja verokanta on eriteltynä, sillä usein maksupäätteen tulostamassa kuitissa näkyy vain kokonaissumma.