Yksi yleisimpiä uusien yrittäjien kysymyksiä on otsikon mukaisesti: "Mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia kirjanpidossa?"
Yksinkertaisimmillaan tähän voisi vastata, että kaikki kulut, joiden voi suoraan odottaa edistävän liiketoiminnan harjoittamista ovat vähennyskelpoisia kirjanpidossa. Usein tämä tiivistelmä ei vielä takaa vähennyksien täyttä ymmärrystä. Pyrimme tässä artikkelissa kuvaamaan mahdollisimman tarkasti mitkä ovat sellaisia tuotteita tai kuluja, jotka ovat vähennyskelpoisia, erityisesti osakeyhtiölle.
UKKO Yrittäjä -palvelussa lisäät osakeyhtiön kulut suoraan palveluun.
Kulun lisätäksesi sinulla tulee olla tosite, eli esimerkiksi kuitti ostoksesta tai ostolasku pdf-muotoisena. Kulua lisätessäsi palvelu opastaa sinut luokittelemaan kulun oikein kirjanpidon kirjauksia varten, ja pyytää lisäämään tarvittavat lisätiedot. Muistathan aina myös kohdistaa pankkitapahtuman menokirjaukselle!
UKKO Yrittäjä-tiimi käsittelee kulusi, kysyy tarvittaessa lisätietoja, ja lisää kulun kirjanpitoosi. UKKO Yrittäjä -palvelu käsittelee myös kausittaisten oma-aloitteisten veroilmoitusten lähetykset, tutummin arvonlisäveroilmoituksen ja tarvittaessa myös EU-yhteenvetoilmoituksen. Vuoden päätteeksi palvelumaksun hintaan kuuluu myös veroilmoituksen sekä tilinpäätöksen teko.
Osakeyhtiön vähennyskelpoiset kulut
Tässä listausta vähennyskelpoisista kuluista. Tarkemmin kululajit eroteltuna listauksen alla.
Suoraan liiketoimintaan liittyvät ostot ja yrityksen perustamiseen liittyvät kulut:
- kuten kuluvat työvälineet ja -tarvikkeet, tai muut kulut, jotka sisältyvät toimeenpanijan laskutukseen
- yrityksen perustamisen suunnittelu, lupien hakeminen ja mahdollisesti ostettu yritysneuvonta.
Lisäksi liiketoiminnan edellytyksiä tukevat ja kehittävät kulut:
- Toimistotarvikkeet
- ATK-ohjelmistot ja lisenssit
- Puhelinkulut
- Pienhankinnat
- Markkinointimenot
- Työhuone-/toimitilakulut
- Edustuskulut
- Ammatti- ja sanomalehdet
- Yrittäjän YEL-kulut/eläkekulut/eläkemaksut
- Vakuutusmaksut
- Järjestöjen jäsenmaksut
- Rahoitus- ja korkokulut
- Asiantuntijapalvelut
- Työvaatteet ja -varusteet
- Lahjoitukset ja sponsoroinnit
- Palkka- ja henkilöstömenot
Toimistotarvikkeista voidaan laittaa vähennyksiin muun muassa:
- kynät
- vihkot
- postimerkit ja
- vastaavat pienet kulutustavarat, jotka kuluvat normaalissa toimistokäytössä.
Atk-ohjelmien ja lisenssien kulut voidaan laittaa vähennyksiin. Nämä voivat olla esimerkiksi Microsoft Office -ohjelmiston lisenssimaksut, sekä muut liiketoiminnallesi tarpeelliset ohjelmistot ja lisenssit - vaikkapa valokuvaajalle Adobe Photoshop voi olla tällainen.
Osakeyhtiön omistajayrittäjän puhelinlaskun voi laittaa vähennyksiin, mikäli puhelinliittymä on yrityksen nimissä. Tällöin puhelinedun verotusarvo yrittäjälle on 20 euroa kuukaudessa.
Pienhankintoina voidaan pitää muun muassa:
- tulostimia
- puhelimia ja
- kannettavia tietokoneita.
Tässä kannattaa huomioida, että verovuoden aikana pienhankintoja saa vähentää enintään 3600 euroa, ja kerralla 1200 euroa. Mikäli laitteen tai hankinnan oletettu käyttöikä on kolme vuotta tai vähemmän, voidaan hankinta vähentää kerralla ilman euromääräisiä rajoja.
Markkinointimenot ovat vähennyskelpoisia kuluja. Näihin kuuluu myös esimerkiksi yrityksen logon painatus työvaatteisiin.
Työhuone- ja toimitilakulut
Kotona työskentelevä osakeyhtiön omistajayrittäjä voi tehdä työhuonevähennyksen omassa henkilökohtaisessa verotuksessaan tavallisten palkansaajien tavoin.
Yrittäjä voi kuitenkin myös vuokrata asunnossa sijaitsevan erillisen työtilan osakeyhtiölleen. Tällöin yrittäjälle syntyy henkilökohtaisessa verotuksessa verotettavaa vuokratuloa ja osakeyhtiölle vähennyskelpoista menoa. Yrittäjä voi vähentää vuokratulosta työtilan pinta-alaa vastaavan osuuden asunnon kuluista. Vuokrasopimus tehdään normaaliin tapaan, ja vuokran tulee olla todellista markkinahintaa vastaava.
Osakeyhtiö voi myös vuokrata erillisen toimi- tai liiketilan yleisiltä markkinoilta, jolloin vuokranmaksu on normaalisti vähennyskelpoinen kulu.
Edustuskuluista voidaan laittaa puolet vähennyksiin, kun kulut liittyvät asiakassuhteiden parantamiseen ja uusasiakashankintaan. Edustusta ovat kulut, jotka muuten voitaisiin tulkita neuvottelukuluiksi, mutta joiden kustannus on epätavallisen korkea, eli noin normaalia lounasta kalliimmat kulut.
Edustuskuluista ei saa lainkaan alv-vähennyksiä osakeyhtiölle.
Ammatti- ja sanomalehdet, jotka tilataan yrityksen käyttöön, voidaan laittaa vähennyksiin (sanomalehdet vain, jos ne tilataan yrityksen toimipaikkaan, ei yrittäjän kotiin). Myös ammattikirjallisuus kuuluu samaan kategoriaan.
Yel-vakuutuksen maksut vähennetään yrityksen kuluina, kun ne maksetaan yrityksen tililtä.
Myös muut toimialakohtaisemmat vakuutusmaksut (esimerkiksi potilasvahinko- tai toiminnanvastuuvakuutus) sekä yrittäjän tapaturmavakuutuksen saa vähentää yritystoiminnan kuluna.
Yrityksesi toimialaan liittyvien järjestöjen jäsenmaksut ovat verotuksessa yritystoiminnan vähennyskelpoisia kuluja. Myös Suomen Yrittäjien ja sen paikallisjärjestöjen jäsenmaksut voi vähentää.
Yrittäjän työttömyyskassan sekä mahdollisten ammattiliittojen jäsenmaksut taas ovat vähennyskelpoisia vain yrittäjän henkilökohtaisessa verotuksessa.
Hyväntekeväisyysmielessä maksetut yleishyödyllisten yhdistysten jäsenmaksut tai poliittisten puolueiden tai yhdistysten jäsenmaksut eivät kelpaa vähennyksiin.
Työterveyshuollon järjestäminen työntekijöille on pakollista, mutta yrittäjää, eli itseäsi varten sitä ei ole pakko hankkia.
Jos yrittäjä tekee liiketoimiin liittyviä hankintoja osamaksulla tai luottokortilla, näistä aiheutuvat korko- ja rahoituskulut ovat vähennyskelpoisia. Sama koskee yritystoimintaa varten otettujen lainojen korkoja ja kuluja.
Mikäli hyödynnät yritystoiminnassasi tili- tai lakitoimiston tai vaikkapa konsulttitalon asiantuntijapalveluita, nämä kulut ovat vähennyskelpoisia.
Työvaatteet ja -varusteet ovat lähtökohtaisesti yritystoimintasi kuluja vain silloin, kun niitä ei voida olettaa käytettävän muualla kuin työtehtävissä.
Lahjoitukset ja sponsoroinnit ovat yritystoiminnan vähennyskelpoisia kuluja silloin, kun rahalle saadaan jonkinlaista vastinetta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi mainospaikkaa peliasussa tai mainintaa ottelulehtisessä tai seuran kausijulkaisussa. Maksettu summa ei voi kuitenkaan olla kohtuuttoman suuri sillä saatuun näkyvyyteen suhteutettuna.
Vähäinen, enintään 850 euron lahjoitus yleishyödylliseen ja paikalliseen tarkoitukseen – esimerkiksi junioriurheiluseuralle, järjestölle tai yhdistykselle – voidaan kuitenkin katsoa myös suhdetoiminnan luontaiseksi kuluksi. Tällöin se on vähennyskelpoinen, vaikka yllä mainittua mainosnäkyvyyttä ei rahalla saisikaan.
Osakeyhtiöiden kohdalla vähennyskelpoinen on myös sellainen yli 850 euron rahalahjoitus, joka on tehty tiedettä, taidetta tai suomalaisen kulttuuriperinnön säilyttämistä edistävään tarkoitukseen (poliittisiin tarkoituksiin annetut lahjoitukset eivät kelpaa vähennyksiin).
Palkka- ja henkilöstömenot
Osakeyhtiössä yrittäjän itselleen maksama palkka, päivärahat ja kilometrikorvaukset ovat vähennyskelpoisia kuluja yrityksen verotuksessa. Sama koskee mahdollisten työntekijöiden palkkoja ja niiden sivukuluja.
Osakeyhtiön omistajayrittäjä voi hyödyntää myös luontaisetuja, kuten esimerkiksi ateria-, puhelin- ja autoetua. Näistä itsellesi myöntämistä luontaiseduista sinun tulee ilmoittaa meille erikseen, jotta voimme huomioida ne palkanlaskennassasi.
Mikäli sinulla on työntekijöitä, tulee sinun hoitaa heidän palkanlaskenta ja niihin liittyvät maksut sekä viranomaisilmoitukset itse, me toki kirjaamme palkat kirjanpitoon lisäämiesi palkkatositteiden perusteella.
Yritystoiminnan vähennyskelvottomat kulut
Ihan kaikkea ei voi laittaa yrityksen kuluksi. Muutamien edellä mainittujen poikkeusten lisäksi vähennyskelvottomia ovat esimerkiksi
- pysäköintisakot
- muut rangaistusluonteiset maksuseuraamukset
- verottajan viivästysseuraamusmaksut korkoineen sekä
- kulut, jotka eivät liity tulonhankintaan tai sen säilyttämiseen.
Ehkäpä yleisin esimerkki vähennyskelvottomasta kulusta on käynti parturi-kampaamossa. Kyse on yrittäjän yksityisestä elantomenosta, vaikka edustava ulkonäkö olisikin eduksi liiketoimille.
Nämä säännöt eivät valitettavasti kuitenkaan ole poikkeuksettomia, joten on hyvä varmistaa vähennysten kelpoisuus vielä verottajalta
Kun lisäät kulun UKKO-palveluun, tiimimme tarkistaa kulun ja tositteen. Jos kulu ei käy vähennettäväksi, saat meiltä viestin asiasta ja mahdollisen täydennyspyynnön kulun tietoihin. Pyrimme pyytämään aina tarkennusta, mikäli kulusta ei selviä riittävän selkeästi, kuinka se liittyy liiketoimintaasi.
Muistathan: menon lisäämiseen tarvitaan tosite, jossa näkyy ostoksen tai kulun ALV-kanta. Tämä kannattaa huomioida etenkin maksupäätteellä maksaessa - varmista, että saat kuitin, jossa ostos ja verokanta on eriteltynä, sillä usein maksupäätteen tulostamassa kuitissa näkyy vain kokonaissumma.
Jos yksittäinen kuitti hukkuu, voit laatia siitä itse vapaamuotoisen selvityksen, josta tulee käydä ilmi mitä on ostettu, milloin ja mistä hankinta on tehty sekä mikä oli sen hinta. Tällöin kulu voidaan merkitä kirjanpitoon, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta tällaisilla omatoimitositteilla ei kuitenkaan ole.
Se tarkoittaa sitä, että kyseiseen ostoon sisältyvää arvonlisäveron osuutta ei voida vähentää omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista. Useampia kuitteja hukkaamalla tulet maksaneeksi vuoden aikana verottajalle enemmän arvonlisäveroja kuin on pakko, joten sen vuoksi suosittelemme heti kuvaamaan kuitit esimerkiksi matkapuhelimellasi ja lisäämään menokirjaukset UKKO-asiakastilillesi mahdollisimman pian oston jälkeen.