Ostolasku on jostakin tuotteesta tai palvelusta saapuva lasku. Kun esimerkiksi tilaat toiminimellesi tietokoneen, saat tilauksen jälkeen ostolaskun. Tässä artikkelissa käydään läpi miten ostolaskut lisätään palveluumme ja sivun lopusta löydät yksityiskohtaisesti selitettynä eri kulutyyppien lisäyksen.
Videolla käydään läpi menon lisäys yleisellä tasolla. Videon alta löytyy tarkemmat tiedot menon lisäyksestä.
Pääset lisäämään menoja kirjanpitoon sivupalkin kohdasta "Menot". Voit lisätä uuden menon "lisää meno" -nappulasta, joka löytyy sivun yläkulmasta oikealta.
Tämän jälkeen pääset lisäämään tarvittavat tiedot ostoon liittyen. Voit lisätä ostoon liittyvän tositteen tai kuitin Liitetiedostot -osiosta. Huomioithan, että tiliote ei kelpaa tositteeksi.
Kun lisäät tositteen palveluun, lukee järjestelmä automaattisesti tiedot kuitistasi ja täyttää ne tapahtuman tietoihin. Tätä ominaisuutta kehitetään jatkuvasti ja tällä hetkellä ominaisuus toimii kuvien kanssa. Tarkistathan, että automaattisesti täytetyt tiedot ovat oikein.
Tapahtuman tiedoissa on mainittuna kirjanpidon kannalta oleelliset tiedot ostostasi. Täytäthän osion kaikki kohdat. Ostopaikaksi lisätään yrityksen tai henkilön nimi. Mikäli kyseessä on yritys, tulee kyseisen yrityksen y-tunnus myös lisätä. Lisääthän myös lyhyen kuvauksen hankinnan sisällöstä eli mitä hankinta koski ja miten se liittyy yritystoimintaasi.
Rivikohtaisissa tiedoissa pääset valitsemaan kululle tarkemman tapahtuma tyypin. Klikkaa''lisää rivi'' -kohtaa ja alasvetovalikosta voit valita mihin tyyppiin lisäämäsi meno liittyy. Voit lukea yksityiskohtaiset ohjeet eri menotyyppien lisäyksestä tämän sivun lopusta.
Lisää laskun alvillinen loppusumma "summa" -kohtaan. Tarkista myös laskun alv-kanta ja valitse oikea kanta alasvetovalikosta. Näin sinulle muodostuu ajantasainen kirjanpito toiminimesi hankinnoista.
Kun olet ostolaskun/menon lisännyt järjestelmään, tulee se tämän jälkeen merkitä maksetuksi sille päivälle, kun maksun olet suorittanut.
Mikäli olet jo maksanut kulun, voit sen merkitä maksetuksi menon lisäyksen lopussa olevasta "Maksutiedot" -kohdasta.
Klikkaa "Tapahtumalle on tehty maksusuorituksia" valintaa ja pääset samalla merkitsemään kulun maksetuksi. Lisääthän maksupäivämäärän sekä maksun suuruuden.
Voit merkitä tapahtuman maksetuksi kahdella tapaa.
1. tapa lisätä maksumerkintä on käyttää 'maksettu muualla' -optiota.
Tällöin merkitset kalenterista oikean ostopäivän ja summan, jolla meno on maksettu.
Tämän jälkeen klikkaa 'merkitse maksetuksi' -nappia.
2. vaihtoehto on käyttää 'tilisuoritus' -optiota. Tämä vaihtoehto onnistuu vain silloin, jos olet yhdistänyt tilisi UKKO Yrittäjä -palveluun.
Kun klikkaat 'tilisuoritus' vaihtoehtoa, avautuu sinulle lista tilitapahtumista, jotka voit kohdistaa menokirjaukselle.
Klikkaa oikeaa tilitapahtumaa ja klikkaa 'merkitse maksetuksi' -nappia.
Mikäli lisäät kuitin palveluumme, jota et ole vielä maksanut, voit palata tapahtumalle lisäämään maksumerkinnän sitten kun maksu on tapahtunut.
Toiminimen ostolaskun sisältö eri tapahtumatyyppien mukaan
Tässä on listaus yleisimmistä ostolaskun tyypeistä ja niihin tarvittavista tiedoista.
Mikä on kulun tyyppi?
Olemme listanneet "Tapahtuman tyyppi" -valikkoon yleisimmät kirjanpidossa käytetyt ostolaskujen määritteet.
- Tuoteostot
- Palveluostot
- Vuokrakulut
- Edustuskulut
- YEL-vakuutus
- Verot
- Ajoneuvokulut
- Sisäiset palaverit
- Lainakulut
Tuoteostot-lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mihin osto liittyy
- Myyntiin liittyvä kulu: liiketoimintaan liittyvä tuote - eli tuote, jonka laskutat asiakkaaltasi.
- Muu yrityksen kulu - kaikki muut elinkeinotoimintaasi liittyvät kulut, esim. puhelin, tietokone tai toimistotarvikkeet.
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Palveluostot-lisävalinnat
Valitse tarkemmin, mihin osto liittyy
- Myyniin liittyvä kulu: liiketoimintaan liittyvä palvelu - eli palvelu, jonka laskutat asiakkaaltasi.
- Muu yrityksen kulu - kaikki muut elinkeinotoimintaasi liittyvät kulut esim. puhelinlaskut, markkinointikulut tai nettiyhteys.
Merkitse vielä:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Esimerkkejä yritystoimintaan liittyvistä palveluostoista saattavat olla puhelinlaskut, vakuutukset, nettisivujen rakennustyökalut (esim. WordPress), Adobe-työkalu, markkinoinnin työkalut (Facebook, Google Ads), tekstinkäsittelyohjelmistot ja nettiyhteys.
Vuokrakulut-lisävalinnat
Merkitse tietoihin:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Tämä tyyppi valitaan silloin, kun kyseessä on maksamasi vuokra, kuten yrityksesi tilavuokra.
Edustuskulu lisävalinnat
Merkitse tietoihin:
- Laskun kokonaissumma
- HUOM! Lisääthän kuvaukseen keneen asiakkaaseen edustus on kohdistunut, ja mikä on ollut tapaamisen agenda.
Edustuskuluja voivat olla esimerkiksi edustusmatkakulut, ravintolamenot, tarjoilut tai tilavuokrat. Edustuskulu suuntautuu aina yrityksen ulkopuolelle.
YEL lisävalinnat
Merkitse:
- Laskun kokonaissumma
Tämä tyyppi valitaan YEL-maksuille, eli maksamillesi eläkekuluille.
Verot lisävalinnat
Tähän voit lisätä maksamasi Ennakkoverot ja niiden summan.
Arvonlisäveron maksutositteita ei tarvitse lisätä palveluun.
Ajoneuvokulut
Onko sinulla auto kirjanpidossasi? Tällöin saat vähentää auton todelliset kulut, mm. polttoaineet, poistot, vakuutukset ja huollot. Jos olet lisäämässä yrityksellesi hankkimaa autoa kirjanpitoon, lisääthän auton kauppakirjan, tai yli vuoden vanhasta autosta auton hinta-arvion kirjanpitoon.
Valitse tarkenne:
- Autokulu
- Auton osto
- Vuokra-auton kulu
- Laina-auton kulu
Merkitse tietoihin:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Sisäiset palaverit
Merkitse tietoihin:
- ALV-prosentti
- Arvonlisäverollinen summa
Tämä tyyppi valitaan sisäisille palverikuluille, joissa mukana on ollut työntekijöitä, asiakkaita tai yhteistyökumppaneita. Lisääthän kuvaukseen myös palaverin osallistujat ja agendan.
Lainakulut lisävalinnat
Valitse:
- Lainanlyhennys
- Lainakorko
- Muu
Erottelethan lainakuluista lyhennyksen, korot sekä muut rahoituskulut omille riveilleen.
Mitä menoja toiminimiyrittäjä voi lisätä kirjanpitoon?
Käytännöllisesti katsoen kirjanpitoon voi lisätä sellaisia menoja, jotka liittyvät yrityksen toimintaan. Tällaisia menoja ovat esimerkiksi puhelinlaskut, vakuutusmaksut, tilavuokrat ja työvälineiden hankinnat. Myös kirjanpito- ja markkinointikustannuksia voi lisätä kirjanpitoon. Monesti kulut voivat olla myös tapauskohtaisia ja siksi taloustiimimme asiantuntijat tarkastavat aina kirjanpitoon lisäämäsi kulut. Lue tästä lisää vähennyksiin oikeuttavista kuluista.
Muistathan: menon lisäämiseen tarvitaan tosite, jossa näkyy ostoksen tai kulun ALV-kanta. Tämä kannattaa huomioida etenkin maksupäätteellä maksaessa - varmista, että saat kuitin, jossa ostos ja verokanta on eriteltynä, sillä usein maksupäätteen tulostamassa kuitissa näkyy vain kokonaissumma.