Edustuskulut ja niiden lisäys kirjanpitoon

Edustuskulut tarkoittavat niitä kuluja, jotka syntyvät asiakashankintaan liittyvistä kestitsemisistä. Esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan vieminen illalliselle on tyypillinen edustuskulun muoto. 

Edustuskulut eroavat muista liiketoiminnan vähennyskelpoisista kuluista siten, että niistä ei saa lainkaan arvonlisäverovähennyksiä. Edustuskulujen summasta saa myöskin huomioida vain 50% yrityksen tuloverotuksessa.

Edustusmenoja koskevat myös monet muut rajoitteet. Näistä tärkein on se, että edustuskulujen kohteena tulee olla yrityksen ulkopuolinen taho. Yritys ei voi siis laittaa edustuskuluihin esimerkiksi omien työntekijöiden kestitsemistä tai virkistyspäivää.

Hyvänä esimerkkinä voidaan pitää sitä, että talon ulkopuolelle tarjotuissa aterioinneissa ja virvoikkeissa on yleensä tapana edistää liikekumppanuuksia jolloin ne voidaan tulkita edustuskuluiksi.

Edustuskulut voivat kuitenkin muuttua markkinointikuluiksi jos yritys järjestää liiketapahtuman liikekumppaneilleen jossa esitellään yrityksen toimintaa ja tapahtumaan hankintaan esim tilat sekä virvokkeet.

Yrityksen sisäisissä tarjoiluissa kulut tulkitaan pääsääntöisesti neuvottelukuluiksi, joista arvonlisävero-osuus voidaan vähentää täysimääräisesti. Neuvottelukuluihin tulkitaan myös tilintarkastajen ja ja viranomaisten kanssa käytävät neuvottelut, joihin kuuluu tarjoilua, vaikkakin he ovat yrityksen ulkopuolisia henkilöitä.

Alla pari esimerkkiä lahjojen tulkinnoista:

• Mikäli yhteistyökumppanille hankitaan yksilöity lahja, tulkitaan se pääsääntöisesti edustuslahjaksi
• Mikäli kyseessä on edullinen massapostituksena tai yleisesti jaettava lahja, pidetään sitä pääsäntöisesti mainoslahjana.

Sekä edustuskulut että markkinointikulut siis kohdistuvat yrityksen ulkopuolisille toimijoille mutta kulujen sisältö vaikuttaa siihen että miten ne tulkitaan kirjanpidossa.

Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi kuluiksi. Poikkeuksena voi olla kuitenkin tilanne jossa yritys jakaa omana mainoslahjanaan omaa alkoholituotettaan.

Esimerkki tyypillisestä edustuskulusta ja sen käsittelystä UKKO Yrittäjä -palvelussa

Tmi Pertin raksa- ja purku tarjoaa Isännöinti Oy:lle illallisen jossa keskustellaan mahdollisesta asiakkuudesta. Illallisen loppulasku on yhteensä 145€ (sis. arvonlisäveron). 

Pertti luo UKKO -asiakastilillään uuden menon, jonka liitteeksi hän laittaa kuvan illallislaskusta ja ostopaikaksi ravintolan tiedot.
Tapahtuman tyypiksi valitaan "edustuskulut", alv 0% ja summaksi koko illallisen hinta 145€.

Menon kuvauskenttään Pertti kirjoittaa "illallinen 28.4.2026 ravintola Kuumassa Perunassa mahdollisen uuden asiakkaan, Isännöinti Oy:n omistajan Iiro Isännöinnin, kanssa sopimusasioita läpikäyden" (kuvauksessa kerrotaan tarkemmin keneen asiakkaaseen edustus on kohdistunut ja mikä oli tapaamisen agenda).
Lopuksi hän merkitsee menon maksetuksi, jotta tosite siirtyy tarkistettavaksi ja kirjanpitoon kirjattavaksi.

Kirjanpidollisesti tämä edustuskulu käsitellään näin:

Edustuskulu on 145€ sisältäen ALV:n 13,5%:

1. Edustuskulu ei ole alv-vähennyskelpoinen -> Kulu kirjataan kirjanpitoon ”alv 0%”, eli kulua ei huomioida ALV-raportilla (= arvonlisäverotuksessa).
   * Kulusta kirjataan tällöin ALV-raportille 0€ ja koko 145€ summa jatkaa matkaansa tuloslaskelmalle
2. Koko illallisen hinta 145€ kirjataan tuloslaskelmalla kirjanpitotilille ”Edustuskulut”.
   * Edustuskulut ovat kuitenkin tuloverotuksessa vain 50 % vähennyskelpoisia, eli tämä kyseinen edustuskulu   pienentää verotettavaa yritystuloa 72,50€.
3. Nämä edustuskulujen vähennykset otetaan automaattisesti huomioon UKKO Yrittäjä -palvelun tekemässä veroilmoituksessa.
    

HUOM! Arvonlisäveroa ei voi vähentää edustuskulujen kohdalla.

• Lisätietoa edustuskuluista:
  • Edustusmenot tuloverotuksessa - Vero.fi