Kun yrityksellesi on sovittu tarkka päivämäärä UKKO Yrittäjä osakeyhtiöpalvelumme käytön aloitukseen, niin käythän tämän muistilistan lävitse, jotta siirtyminen palveluumme sujuu jouhevasti (me jatkamme kirjanpitoa suoraan siitä päivämäärästä eteenpäin, johon edellinen tilitoimistosi kirjanpidon tekemisen lopettaa).
Ennen UKKO-palvelun käytön aloitusta
- Kun saat meiltä viestin, jolla irtisanomme edellisen tilitoimistosi, tarkistathan että viestin tiedot sekä tilitoimiston sähköpostiosoite ovat oikein.
- Sovi edellisen, käyttämäsi tilitoimiston kanssa:
- mihin päivämäärään asti yrityksesi taloushallinnon ohjelmistot sekä verkkolaskutus ovat yrityksesi käytössä ja pyydä tilitoimistoa irtisanomaan nämä palvelut yrityksesi puolesta
- miten he toimittavat kirjanpidolliset materiaalit sinulle, vai pitääkö sinun itse ladata ohjelmistoista tarvittavat kirjanpidolliset raportit ja esim. tositeaineisto
- pyydä heiltä irtisanomispäivän tilanteessa avointen myynti- ja ostolaskujen kopiot itsellesi, jotta ne ovat sinulla heti käytössäsi, kun aloitat UKKO-palvelumme käytön (tai käy ottamassa ne itse talteen käyttämästäsi palvelusta)
- Täydennä yrityksesi tiedot UKKO-asiakastilillesi
- lisää yrityksesi käyttämien tilien tiedot sekä yhdistä ne palveluumme
- lisää maksukortin tiedot
- vahvista lähettämämme Suomi.fi -valtuutuspyynnöt (3 kpl), pyynnöt lähetetään noin 1-2 arkipäivää sen jälkeen, kun olet yritystilin lisännyt ja yhdistänyt asiakastilillesi
- täydennä asiakastilillesi (asetukset -> osakeyhtiön tiedot)
- sinun yrittäjän tiedot (osoite sekä pankkitilin ja verokortin tiedot)
- yrityksen yhteystiedot (tarkista ja täydennä tarvittaessa)
- osakkeenomistajien tiedot
Kun sopimuksesi kanssamme alkaa
- yrityksesi uusi verkkolaskuosoite aktivoituu ja sinun kannattaa heti ilmoittaa laskuttajillesi tästä uudesta vastaanotto-osoitteesta (myös sähköpostitse vastaanotettavien laskujen osoite löytyy asiakastililtäsi)
- voit aloittaa heti myyntilaskujen luonnin sekä menojen lisäyksen
- kun luot palvelussamme ensimmäistä myyntilaskuasi, muista jatkaa laskujen numerointia siitä numerosta eteenpäin, mihin jäit edellisessä kirjanpitopalvelussa (laskunumeroinnin tulee olla juoksevaa)
- käsittele kuukauden tilitapahtumat viimeistään seuraavan kuun 15.päivä mennessä, jotta pääset vahvistamaan kuukauden valmiiksi asiakastililläsi
- jos sinulla oli avoimia myynti- tai ostolaskuja edellisen tilitoimiston ajalta, myös ne sinun pitää käsitellä ja lisätä meidän palveluun maksupäivien mukaisesti (luoda tulo/meno sekä kohdistaa tilitapahtuma)
- voit halutessasi varata ajan palvelun läpikäynnille täältä
- kun mieleesi tulee lisäkysyttävää palvelumme käyttöön liittyen, voit laittaa viestiä asiakaspalveluumme asiakastilisi kautta (info-keskus -> ota yhteyttä) tai suoraan sähköpostilla osakeyhtio@ukko.fi Puhelimitse meidät tavoittaa arkisin klo 9-13 numerosta 09 427 20861.
Ennen UKKO-palvelun käytön aloitusta
Edellisen tilitoimiston ja sen aikana käytettyjen palveluiden irtisanominen
Hoidamme nykyisen kirjanpitäjäsi sopimuksen irtisanomisen rekisteröinnin yhteydessä palveluumme muodostuneella valtakirjallasi; valtakirja ja irtisanoutuminen lähetetään sähköpostitse antamaasi tilitoimiston sähköpostiosoitteeseen sekä myös sinulle tiedoksi (tarkistathan tässä vaiheessa viestin vastaanottajista, että antamasi tilitoimiston sähköpostiosoite on oikein, jotta viestimme ja irtisanoutuminen löytävät myös heille perille).
Jotkut tilitoimistot eivät hyväksy kolmannen osapuolen toimittamaa irtisanoutumista tai materiaalien lähetystä uudelle tilitoimistolle - mikäli näin käy, ilmoitamme siitä sinulle erikseen.
Mikäli yritykselläsi on nykyisessä tilitoimistossa käytössään kolmannen osapuolen tarjoamia ohjelmistoja tai palveluita kirjanpidon hoitamiseen (esim. Procountor), sovithan suoraan tilitoimiston kanssa niiden irtisanomisesta ja materiaalien lataamisesta. Näissä ohjelmistoissa ja palveluissa voi olla erilaiset irtisanomisajat kuin itse tilitoimistolla. Tilitoimiston pitää yleensä myös päästä käsittelemään materiaaleja itse irtisanoutumisen päivämäärän jälkeen, jotta voivat tehdä kirjanpidon valmiiksi sovittuun päivämäärään asti.
Sovithan näitä erikseen tilitoimistosi kanssa, me emme näitä ohjelmistoja pysty yrityksesi puolesta irtisanomaan (vain sinä itse tai yrityksesi puolesta palvelua käyttävä tilitoimisto pystyy palveluiden lopetusilmoituksen tekemään).
Myös mahdollinen, tuohon ohjelmistoon ohjaava verkkolaskuosoite tulee lakkauttaa, sillä UKKO-palveluun yrityksellesi muodostuu täysin uusi verkkolaskuosoite (välittäjänä Apix Messaging Oy), eikä verkkolaskuja voida noutaa palveluumme toisen välittäjän tiedoista.
Mikäli nykyinen tilitoimistosi veloittaa kirjanpidollisten materiaalien toimituksesta tai talteenotosta palvelumaksuja (toimitus esim. muistitikulla), tulee yrityksesi maksaa nämä kulut. Sovithan näistä aina erikseen suoraan tilitoimistosi kanssa, monesti myös sinä itse voit ottaa materiaalit talteen käytetyistä järjestelmistä, jolloin ylimääräisiä maksuja ei tule. Sinulla on näiden yrityksen kirjanpidollisten materiaalien säilytysvelvollisuus, joten siksi on tärkeätä, että sovit tilitoimiston kanssa, miten materiaalit toimitetaan tai otetaan talteen sinulle itselle.
Lisää osakeyhtiösi ja sinun yrittäjän tiedot UKKO-asiakastilille
Ennen virallista sopimuksen ja palvelumme käytön aloitusta käy lisäämässä UKKO asiakastilillesi yrityksesi käyttämien yritystilien tiedot ja yhdistä tilit palveluumme, näin saamme tilitapahtumat palveluumme heti palvelumme käytön aloituspäivästä alkaen.
Lisätietoja yritystilin lisäämisestä saat täältä.
Osakeyhtiölläsi saa olla enintään kaksi (2) yritystiliä käytössään, useamman tilin käyttö ei ole palvelussamme sallittua (mahdolliset ylimääräiset tilit tulee sulkea).
Palvelumme on yhteensopiva seuraavien pankkien kanssa: OP, Nordea, POP Pankki, Säästöpankki, DanskeBank, OmaSp, Holvi, Revolut ja UKKO Yritystili.
Lisää myös yrityksesi maksukortin tiedot asiakastillesi, tältä maksukortilta veloitetaan palvelumaksumme automaattisesti 30 päivän välein.
Kun osakeyhtiösi yritystili sekä maksukortti ovat lisättynä ja yhdistettynä palveluumme, siitä parin arkipäivän kuluessa lähetämme yrityksellesi Suomi.fi -palveluun valtuutuspyyntömme (3 kpl), joten käythän hyväksymässä ne mahdollisimman pian pyyntöjen saapumisen jälkeen.
Suomi.fi -valtuuksien antaminen vaikuttaa mm. yrityksesi verkkolaskutuksen aktivointiin, eli verkkolaskutus saadaan yrityksesi käyttöön vain, jos valtuudet on annettuna (mikäli valtuudet annetaan vasta myöhemmin, verkkolaskutuksen aktivointiin menee muutama arkipäivä).
Täydennä asiakastilillesi myös sinun yrittäjän tiedot, yrityksen yhteystiedot sekä osakkeenomistajien tiedot (asetukset -> osakeyhtiön tiedot).
Osakeyhtiösi vastuuhenkilöiden (hallitus, toimitusjohtaja) sekä Verohallinnon rekisteröintitiedot haemme automaattisesti, myös tilikausi päivittyy meille (pienellä viiveellä).
Aloita UKKO-palvelun käyttö sovittuna ajankohtana
Kun olet tehnyt yllämainitut toimenpiteet ennen virallista aloituspäivää, voit aloittaa palvelumme käytön heti kun sopimuksemme alkaa, myös verkkolaskutus aktivoituu asiakastilillesi automaattisesti aloituspäivän aikana (eli voit lähettää verkkolaskuja suomalaisille yrityksille sekä vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuina suoraan UKKO asiakastilillesi).
Yrityksesi ostolaskujen vastaanotto-osoitteet (verkkolaskujen sekä sähköpostilaskujen) löydät asiakastililtäsi: asetukset -> verkkolaskuosoite.
Nämä uudet ostolaskujen vastaanotto-osoitteet sinun kannattaa lähettää heti laskuttajillesi, jotta laskut ohjautuvat heti palveluumme asiakastilillesi (eikä niitä mene enää entiseen, yrityksesi käyttämään taloushallinnon palveluun, sillä ne eivät sieltä ohjaudu meille, vaan sinun tulee tarvittaessa pyytää laskuja uudelleen oikeaan osoitteeseen).
Me täällä UKKOlla teemme maksuperusteista kirjanpitoa, eli tulot ja menot kirjataan maksupäivien mukaan kirjanpitoon. Tämän vuoksi on tärkeätä, että otat itsellesi talteen edellisen tilitoimiston palvelusta ne myynti- ja ostolaskut, jotka erääntyvät maksettavaksi sen jälkeen, kun olet aloittanut palvelumme käytön.
Nämä myynti- ja ostolaskut sinun pitää itse lisätä UKKO-asiakastilillesi tulo-/menotositteille liitteiksi, jotta pääset tilitapahtuman käsittelemään ja yhdistämään tositteelle.
Me toki sitten täsmäytämme kirjanpidon vastaamaan mahdollisesti aiemmin tehtyä suoriteperusteista kirjanpitoa, kun saamme materiaalit edellisestä tilitoimistosta. Mutta sinun itse tulee nämä ns. siirtymäajan myynti- ja ostolaskut lisätä UKKO-palveluumme.
Aikaisempi tilitoimistosi lähettää irtisanoutumisen yhteydessä pyytämämme kirjanpidolliset raportit yleensä suoraan meille sen jälkeen, kun kirjanpito on heillä valmis irtisanoutumispäivään asti. Mikäli emme saa raportteja suoraan tilitoimistolta, pyydämme niitä sinulta erikseen.
Näiltä raporteilta kirjaamme sitten ns. alkusaldot osakeyhtiösi UKKO asiakastilille, jotta koko tilikauden tiedot näkyvät myös meidän palvelussa ja asiakastililläsi raportit -osiossa.
Kirjanpidon aloitusta varten tarvitaan seuraavat raportit (koko edelliseltä tilikaudelta sekä kuluvalta tilikaudelta toisen tilitoimiston irtisanomispäivän mukaisessa tilanteessa)
* pitkä tilikohtainen tuloslaskelma, tase ja tase-erittelyt
* pääkirja
* päiväkirja
* listaus avoimista myyntisaamisista ja ostoveloista
* listaus perittävänä olevista myyntisaamisista
* edellisen tilikauden tilinpäätös
Huomioithan, että sinulla itsellä on myös kirjanpidon säilytysvelvollisuus, eli kaikki edellisen tilitoimiston sinullekin toimittamat kirjanpidolliset raportit sekä tositteet tulee sinun säilyttää itselläsi hyvässä tallessa lain vaatiman ajan.
Varaa aika UKKO-palvelun läpikäynnille
Jos haluat, voit varata meiltä ajan palvelumme läpikäynnille täältä.
Tässä noin 30 minuutin Teams-palaverin aikana käydään lävitse asiakastilin perustoiminnot sekä voit kysyä mieleesi tulevia tai jo tulleita kysymyksiä palvelumme käyttöön liittyen.
Voit myös tutustua tarkemmin palvelumme käyttöön katsomalla webinaarin täältä