Tilitoimiston vaihtaminen - miten siirto tapahtuu?

Voit helposti vaihtaa yrityksesi kirjanpidon nykyiseltä tilitoimistoltasi UKKO Yrittäjä osakeyhtiöpalveluun, tutustu vain näihin ohjeisiin.

1. Rekisteröidy palveluun tai varaa aika esittelyyn
Voit aloittaa vaihtamisen rekisteröitymällä palveluun tai varaamalla ajan esittelyyn, jossa katsomme yhdessä, kuinka palvelumme soveltuu sinulle.

Mikäli rekisteröidyt suoraan palveluumme, kerro siinä nykyisen tilitoimistosi nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero (nämä tiedot tarvitaan kirjallisesti sähköpostitse tehtävään tilitoimiston irtisanomiseen, joten tarkastathan että kaikki tiedot ovat oikein). 
Huomioithan myös mahdollisen tilitoimiston irtisanomisajan, eli milloin voit käytännössä aloittaa meidän palvelun käytön; voit tästä irtisanomisajasta ilmoittaa meille erikseen sähköpostitse osakeyhtio@ukko.fi , niin teemme irtisanoutumisen heti oikealle päivämäärälle.

Jos varaat ajan esittelyyn ja sitä kautta sovitaan palvelumme käytön aloituksesta sekä nykyisen tilitoimiston irtisanomisesta, saat tarkemmat tiedot rekisteröitymiseen esittelyn yhteydessä (kerro esittelyn aikana nykyisen tilitoimistosi irtisanomisajasta, niin teemme irtisanoutumisen oikealle päivämäärälle).

2. Me hoidamme tilitoimiston irtisanomisen
Hoidamme nykyisen kirjanpitäjäsi sopimuksen irtisanomisen rekisteröinnin yhteydessä palveluumme muodostuneella valtakirjallasi; valtakirja ja irtisanoutuminen lähetetään sähköpostitse antamaasi tilitoimiston sähköpostiosoitteeseen sekä myös sinulle tiedoksi.
Jotkut tilitoimistot eivät hyväksy kolmannen osapuolen toimittamaa irtisanoutumista tai materiaalien lähetystä uudelle tilitoimistolle - mikäli näin käy, ilmoitamme siitä sinulle erikseen.

Toimitathan meille osakeyhtiösi osakasluettelon sähköpostitse osakeyhtio@ukko.fi.  

Mikäli yritykselläsi on nykyisessä tilitoimistossa käytössään kolmannen osapuolen tarjoamia ohjelmistoja tai palveluita kirjanpidon hoitamiseen (esim. Procountor), sovithan suoraan tilitoimiston kanssa niiden irtisanomisesta ja materiaalien lataamisesta. 

Myös mahdollinen, tuohon ohjelmistoon ohjaava verkkolaskuosoite tulee lakkauttaa, sillä UKKO-palveluun yrityksellesi muodostuu täysin uusi verkkolaskuosoite (välittäjänä Apix Messaging Oy), eikä verkkolaskuja voida noutaa palveluumme toisen välittäjän tiedoista.

Mikäli nykyinen tilitoimistosi veloittaa kirjanpidollisten materiaalien toimituksesta tai talteenotosta palvelumaksuja (toimitus esim. muistitikulla), tulee yrityksesi maksaa nämä kulut. Sovithan näistä aina erikseen suoraan tilitoimistosi kanssa, monesti myös sinä itse voit ottaa materiaalit talteen käytetyistä järjestelmistä, jolloin ylimääräisiä maksuja ei tule. Sinulla on näiden yrityksen kirjanpidollisten materiaalien säilytysvelvollisuus, joten siksi on tärkeätä, että sovit tilitoimiston kanssa, miten materiaalit toimitetaan tai otetaan talteen sinulle itselle. 

3. Lisää osakeyhtiön ja yrittäjän tiedot UKKO asiakastilillesi
Ennen virallista sopimuksen ja palvelumme käytön aloitusta käy lisäämässä UKKO asiakastilillesi yrityksesi käyttämien yritystilien tiedot ja yhdistä tilit palveluumme, näin saamme tilitapahtumat palveluumme heti palvelumme käytön aloituspäivästä alkaen.
Lisätietoja yritystilin lisäämisestä saat täältä.

Osakeyhtiölläsi saa olla enintään kaksi (2) yritystiliä käytössään, useamman tilin käyttö ei ole palvelussamme sallittua (mahdolliset ylimääräiset tilit tulee sulkea). 
Palvelumme on yhteensopiva seuraavien pankkien kanssa: OP, Nordea, POP Pankki, Säästöpankki, DanskeBank, OmaSp, Holvi, Revolut ja UKKO Yritystili. 

Lisää myös yrityksesi maksukortin tiedot asiakastillesi, tältä maksukortilta veloitetaan palvelumaksumme automaattisesti 30 päivän välein.

Kun osakeyhtiösi yritystili sekä maksukortti ovat lisättynä ja yhdistettynä palveluumme, siitä parin arkipäivän kuluessa lähetämme yrityksellesi Suomi.fi -palveluun valtuutuspyyntömme (3 kpl), joten käythän hyväksymässä ne mahdollisimman pian pyyntöjen saapumisen jälkeen.
Suomi.fi -valtuuksien antaminen vaikuttaa mm. yrityksesi verkkolaskutuksen aktivointiin, eli verkkolaskutus saadaan yrityksesi käyttöön vain, jos valtuudet on annettuna (mikäli valtuudet annetaan vasta myöhemmin, verkkolaskutuksen aktivointiin menee muutama arkipäivä).

Täydennä asiakastilillesi myös sinun yrittäjän tiedot, yrityksen yhteystiedot sekä osakeyhtiön vastuuhenkilöt (asetukset -> osakeyhtiön tiedot).
Osakeyhtiösi rekisteröintitiedot haemme automaattisesti, myös tilikausi päivittyy meille (pienellä viiveellä).

4. Aloita palvelun käyttö sovittuna ajankohtana
Kun olet tehnyt yllämainitut toimenpiteet ennen virallista aloituspäivää, voit aloittaa palvelumme käytön heti kun sopimuksemme alkaa, myös verkkolaskutus aktivoituu asiakastilillesi automaattisesti aloituspäivän aikana (eli voit lähettää verkkolaskuja suomalaisille yrityksille sekä vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuina suoraan UKKO asiakastilillesi).

Aikaisempi tilitoimistosi lähettää irtisanoutumisen yhteydessä pyytämämme kirjanpidolliset raportit yleensä suoraan meille sen jälkeen, kun kirjanpito on heillä valmis irtisanoutumispäivään asti. Mikäli emme saa raportteja suoraan tilitoimistolta, pyydämme niitä sinulta erikseen.
Näiltä raporteilta kirjaamme sitten ns. alkusaldot osakeyhtiösi UKKO asiakastilille, jotta koko tilikauden tiedot näkyvät myös meidän palvelussa ja asiakastililläsi raportit -osiossa.

Huomioithan, että sinulla itsellä on myös kirjanpiton säilytysvelvollisuus, eli kaikki edellisen tilitoimiston sinullekin toimittamat kirjanpidolliset raportit sekä tositteet tulee sinun säilyttää itselläsi hyvässä tallessa lain vaatiman ajan.

Voit vielä tutustua tarkemmin palvelumme käyttöön katsomalla webinaarin täältä.