Lahjakorttien myynti ja käyttö osakeyhtiön kirjanpidossa

Yrittäjä voi monesti hyödyntää lahjakortteja omassa toiminnassaan. Lahjakortin myyntiin ja sen käyttöön liittyy muutamia kirjanpidollisia huomioita, jotka on tässä artikkelissa mainittu.

Lahjakortin käyttö poikkeaa hieman tavallisesta myynnistä. Lahjakortti käytännössä tarkoittaa sitä, että asiakas ”ostaa” ennakkoon yrittäjän tarjoamia tuotteita tai palveluita tietyllä rahasummalla. Kuitenkin myynti (tavaran/palvelun vaihto) tapahtuu vasta tulevaisuudessa. 
Kirjanpidollisesti myydyt lahjakortit kirjataan myynneiksi vasta kun ne käytetään. 

Yrityksellä on hyvä käytäntö pitää erillistä kirjaa myydyistä lahjakorteista, niiden arvoista ja vanhentumispäivistä numerojärjestyksessä. Lahjakorttien vanhentumisen seuranta on tärkeää, jotta vanhentuneet lahjakorttivelat voidaan purkaa tuloksi silloin, kun lahjakortti vanhenee eikä sitä enää lunasteta. 
Vanhentuneiden lahjakorttien tulouttamisesta olethan meihin aina erikseen yhteydessä.
 

Lahjakorttien käsittely, kun käytössä on maksu- tai tilitysraportti (esim. Timma-palvelusta)

Mikäli käytössäsi on maksupääte tai vastaava ja maksut tilitetään maksuraportin kautta, kirjataan lahjakorttien myynti myyntiraportilta yrityksesi taseeseen velaksi (saadut ennakkomaksut). 

Kun lahjakortti käytetään, kirjataan tapahtuma vasta silloin yrityksen myynniksi ja myynnin oikealla alv-kannalla. 
Tällöin tulee kassassa/myyntiraportilla näkyä maksutapana lahjakortti. Mikäli näin ei tehtäisi, kirjaantuisi lahjakortin myynti kahteen kertaa: ensin kun se myydään asiakkaalle ja sitten kun se käytetään.

Kun lisäät esim. Timma-raportin palveluumme (luo uusi tulo), on nämä lahjakorttimyynnit huomioitu jo automaattisesti Timman toimesta maksuraportilta, eli kirjaa vain tiedot siitä palveluumme.

Lahjakorttien käsittely, kun myynti tapahtuu laskutuksen tai käteiskuitin kautta

Lahjakorttien kirjanpidollisen luonteen vuoksi lahjakortteja ei voi myydä laskulle palvelumme kautta. Tämä tarkoittaa siis sitä, että palvelumme kautta ei voi luoda laskua, jonka tuotteena lahjakortti on. Lahjakortit voi kuitenkin myydä laskulla, luomalla laskun asiakkaallesi esimerkiksi Excelin avulla. Löydät Yrittäjyyskoulustamme laskupohjan, jota voi käyttää tässä tilanteessa. Tällä vältetään se, ettei myynti kirjaannu kirjaanpitoon kahteen kertaan: ensin kun lahjakortti myydään ja toisen kerran kun se käytetään.
Voit myös myydä lahjakortin asiakkaallesi käteiskuittia vastaan.

Mikäli myyt lahjakortin (alv 0%) omalla laskulla tai kuittia vastaan

• Luo asiakastililläsi uusi tulo:
  • Laita liitteeksi lahjakorttimyynnin lasku/kuitti, kerro summa ja valitse alv 0%
  • Kerro kuvaus -kentässä, että kyseessä on lahjakorttimyynti sekä mikä on lahjakortin viimeinen voimassaolopäivä ja lahjakortin numero.
• Merkitse tulo maksetuksi tilitapahtumalla (myyntilasku), tai jos yrityksesi käytössä on käteiskassa (ja aktivoituna asiakastilillesi), kuittaa maksu käteiskassan kautta.
   
• Kun asiakas käyttää lahjakortin:
  • Mikäli koko myyntitapahtuman summa vastaa lahjakortin arvoa (tai on alle lahjakortin kokonaisarvon): 
    • Lähetä meille erikseen sähköpostitse asiakkaalle myynnistä antamasi kuitti / tehty lasku.
      • Kuitista/laskusta tulee käydä ilmi virallinen kokonaismyynti (mitä on myyty, mihin hintaan ja mikä on myynnin alv) sekä käytetyn lahjakortin tiedot (lahjakortista käytetty arvo ja lahjakortin numero).
  • Mikäli koko myyntitapahtuman summa on suurempi kuin lahjakortin arvo:
    • Luo asiakastililläsi uusi tulo, johon laita liitteeksi myynnin kuitti/lasku.
    • Kirjaa tuloon yhdellä rivillä myynnin kokonaissumma ja alv (jos myynnissä on useaa alv-kantaa, kirjaa jokaisen alv-kannan myynti omalle rivilleen), lisäksi uudella rivillä ilmoita negatiivisena summana käytetyn lahjakortin arvo (alv 0%).
    • Kerro kuvaus -kentässä, että kyseessä on myynti, jossa on osittain käytetty lahjakorttia maksuvälineenä (kerro myös lahjakortin arvo ja numero).
  • Merkitse tulo (myynnin kokonaissumma - käytetyn lahjakortin arvo) maksetuksi tilitapahtumalla (jos asiakas maksoi yrityksesi tilille), tai jos yrityksesi käytössä on käteiskassa (ja aktivoituna asiakastilillesi), kuittaa maksu saaduksi käteiskassan kautta.