Milloin asiakkaalta veloitettava kulu on läpikulkuerä, edelleenlaskutusta tai osa omaa palvelua?

Kun osakeyhtiösi ostaa jotain ja veloittaa kulun myöhemmin asiakkaalta, kyse voi olla joko:

1. läpikulkuerästä
2. osakeyhtiösi omasta ostosta ja edelleenlaskutuksesta
3. osasta yhtiösi myymää palvelua eli pääsuoritetta.

Ratkaisevaa on erityisesti se, kenen nimissä alkuperäinen ostolasku on, kenen lukuun hankinta on tehty ja mitä asiakkaalle on sovittu myytäväksi.

Pelkkä se, että veloitat asiakkaalta saman summan ilman katetta, ei tee kulusta läpikulkuerää eikä yksin ratkaise, onko kyse edelleenlaskutuksesta vai oman palvelun kulusta.
 

1. Jos ostolasku on asiakkaasi nimissä: läpikulkuerä

Kyseessä voi olla aito läpikulkuerä, kun:

• alkuperäinen ostolasku tai tilaus on tehty asiakkaasi nimissä
• hankinta kuuluu asiakkaallesi
• osakeyhtiösi maksaa kulun vain asiakkaasi puolesta
• veloitat asiakkaaltasi saman summan ilman omaa lisää tai katetta.

Tällöin kyse ei ole osakeyhtiösi omasta kulusta eikä varsinaisesta myynnistä. Kulu käsitellään kirjanpidossa taseen kautta asiakkaaltasi saatavana, eikä se jää yhtiösi tuloslaskelmaan kuluksi tai myynniksi.
 

Arvonlisävero läpikulkuerässä

Aitoon läpikulkuerään:

• ei lisätä arvonlisäveroa asiakkaalle
• ei vähennetä ostolaskuun sisältyvää arvonlisäveroa
• käytetään palvelussa läpikulkuerälle tarkoitettua ALV-käsittelyä.

Käytä laskutuksessa ALV 0 % -koodia ja valitse syykoodiksi ”Läpikulkueränä käsiteltävät viranomaismaksut”. Nimikkeen nimi viittaa viranomaismaksuihin, mutta samaa käsittelyä voidaan käyttää myös muissa aidoissa läpikulkuerissä.

Lisää ostotositteen kuvaukseen selkeästi esimerkiksi:

Kyseessä on läpikulkuerä, ei yhtiön oma kulu.

Esimerkki: asiakkaan nimissä oleva viranomaismaksu

Asiakkaasi tarvitsee luvan, ja viranomaisen lasku on osoitettu asiakkaallesi. Osakeyhtiösi maksaa laskun asiakkaasi puolesta ja veloittaa saman summan takaisin.

Kyseessä on läpikulkuerä. Et lisää veloitukseen arvonlisäveroa etkä vähennä ostolaskuun sisältyvää arvonlisäveroa.
 

2. Jos ostolasku on osakeyhtiösi nimissä: edelleenlaskutus

Jos alkuperäinen ostolasku on osoitettu osakeyhtiöllesi, kyseessä on lähtökohtaisesti yhtiösi oma osto. Tämä pätee myös silloin, kun veloitat kulun myöhemmin asiakkaaltasi täsmälleen saman suuruisena ja ilman katetta.

Tällöin kyse ei yleensä ole läpikulkuerästä.

Seuraavaksi pitää ratkaista, onko kyse:

1. edelleenlaskutuksesta, eli asiakkaalle erikseen myytävästä tavarasta tai palvelusta, vai
2. kulusta osana pääsuoritetta, eli oman työsi tai palvelusi tekemisestä aiheutuvasta kustannuksesta.

Kyse on edelleenlaskutuksesta, kun osakeyhtiösi ostaa tavaran tai palvelun omiin nimiinsä ja myy sen asiakkaalle erillisenä tuotteena tai palveluna.
 

Toimi tällöin näin:

1. Lisää ostolasku kirjanpitoon normaalisti luomalla meno.
2. Käsittele ostolaskun arvonlisävero laskun mukaisesti ja vähennä se, jos hankinta liittyy vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan.
3. Laskuta asiakkaalta veloitettava osuus myyntinä.
4. Käytä myyntilaskulla sen tuotteen tai palvelun mukaista normaalia ALV-käsittelyä, jota osakeyhtiösi asiakkaalle myy. Tämä on myyntilaskun pääsuorite eli varsinainen tuote tai palvelu, johon veloitettava kulu liittyy. Käytännössä ALV-kanta on usein sama kuin alkuperäisellä ostolaskulla, mutta tässäkin on poikkeuksia. 
    

Esimerkki: asiakkaalle erikseen myytävä ohjelmistolisenssi

Osakeyhtiösi ostaa ohjelmistolisenssin omiin nimiinsä ja myy lisenssin asiakkaalle tämän käyttöön. Lisenssi on sovittu asiakkaalle erilliseksi ostoksi esimerkiksi käyttöönottopalvelun lisäksi.

Kyse voi olla edelleenlaskutuksesta, jos:

• ohjelmistolisenssi on asiakkaalle oma ostos
• yhtiösi myy lisenssin asiakkaalle erillisenä hyödykkeenä
• lisenssin myynti käsitellään omana myyntinään. 
   

Millä ALV-kannalla edelleenlaskutus laskutetaan?

Edelleenlaskutuksessa asiakkaalta laskutetaan sen tavaran tai palvelun ALV-käsittelyllä, jota asiakkaalle myydään erikseen.

Käytännössä ALV-kanta on usein sama kuin alkuperäisellä ostolaskulla. Esimerkiksi jos yhtiösi ostaa asiakkaalle edelleenmyytävän tuotteen 13,5 %:n ALV:lla, myös asiakkaalle tehtävä myynti on yleensä 13,5 %:n verollinen. 

Älä kuitenkaan päättele pelkästään siitä, että ostolaskulla ei ole ALV:tä, että asiakkaallekin laskutetaan ilman ALV:tä. Ostolasku voi olla veroton esimerkiksi siksi, että alkuperäinen myyjä ei ole ALV-velvollinen. Jos yhtiösi myy hyödykkeen edelleen asiakkaalle, kyse voi silti olla yhtiösi verollisesta myynnistä.

3. Jos ostolasku on osakeyhtiösi nimissä: kulu osana pääsuoritetta

Kaikki asiakkaalta veloitettavat kulut eivät ole läpikulkueriä tai erillisiä edelleenlaskutettavia ostoja.

Jos kulu syntyy siksi, että osakeyhtiösi voi tehdä asiakkaalle myymänsä työn tai palvelun, kyse on yleensä kulusta osana pääsuoritetta.

Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi:

• matkakulut
• majoituskulut
• työssä käytettävät tarvikkeet
• posti-, pakkaus- ja rahtikulut
• ohjelmistot tai työkalut, joita tarvitaan työn tekemiseen
• muut työn suorittamisesta aiheutuvat kulut.

Tällöin asiakkaalle ei myydä kulua erillisenä hyödykkeenä. Asiakas ostaa yhtiöltäsi varsinaisen työn tai palvelun, ja kulut ovat osa sen hintaa.

Jos kulu liittyy suoraan osakeyhtiösi myymään työhön tai palveluun, käsittele kulu yhtiösi omana ostona. Asiakkaalta veloitettava osuus laskutetaan yleensä pääsuoritteen eli varsinaisen työn tai palvelun ALV-kannalla.
 

Esimerkki: palveluun liittyvät matkakulut

Myyt asiakkaallesi arvonlisäverollista konsultointipalvelua ja käyt asiakkaan luona. Veloitat asiakkaalta myös matka- ja hotellikuluja.

Asiakas ei tässä tilanteessa osta yhtiöltäsi junamatkaa tai hotelliyötä. Asiakas ostaa konsultointipalvelua. Matka- ja majoituskulut syntyvät siksi, että voit tehdä asiakkaalle myymäsi työn.

Kyse on siis yleensä konsultointipalvelun kulusta, joka laskutetaan samalla ALV-kannalla kuin konsultointipalvelu.
 

Näin tunnistat oikean käsittelytavan

Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

1. Kenen nimissä alkuperäinen ostolasku on?
2. Kenen lukuun hankinta on tehty?
3. Onko osakeyhtiösi vain maksanut kulun asiakkaasi puolesta?
4. Vai onko osakeyhtiösi itse ostanut tuotteen tai palvelun ja myy sen asiakkaalle?
5. Mitä asiakkaalle on sovittu myytäväksi?
6. Liittyykö kulu osakeyhtiösi oman työn tai palvelun suorittamiseen?

Nyrkkisääntö:

• Ostolasku asiakkaan nimissä ja osakeyhtiö maksaa asiakkaan puolesta: kyseessä on läpikulkuerä.
• Ostolasku osakeyhtiön nimissä ja asiakkaalle myydään erikseen tavara tai palvelu: kyseessä on edelleenlaskutus.
• Ostolasku osakeyhtiön nimissä ja kulu syntyy yhtiön oman työn tai palvelun toteuttamisesta: kyseessä on yhtiön oma kulu, joka laskutetaan yleensä pääsuoritteen ALV-kannalla. 
   

Huomioi myös

• Maksaja ei yksin ratkaise sitä, onko kyse läpikulkuerästä.
• Pelkkä katteen puuttuminen ei tee kulusta läpikulkuerää.
• Aidossa läpikulkuerässä hankinnan pitää olla asiakkaan nimissä ja asiakkaan lukuun.
• Jos tositteista ei selviä, että hankinta on tehty asiakkaan puolesta, käsittele se lähtökohtaisesti osakeyhtiösi omana ostona ja asiakkaalle tehtävänä myyntinä.
• Jos käytät molempia toimintatapoja, lisää tositteiden kuvauksiin selkeä tieto siitä, onko kyse läpikulkuerästä vai osakeyhtiösi omasta ostosta.
   

Usein kysyttyä

Voinko käsitellä kulun läpikulkueränä, jos ostolasku on yhtiöni nimissä mutta en lisää hintaan katetta?

Et yleensä. Jos ostolasku on yhtiösi nimissä, kyseessä on lähtökohtaisesti yhtiösi oma osto ja asiakkaalle tehtävä myynti. Katteen puuttuminen ei muuta käsittelyä.
 

Saanko vähentää läpikulkuerän ostolaskun arvonlisäveron?

Et. Aidossa läpikulkuerässä yhtiösi ei ole hankinnan varsinainen ostaja, joten ostolaskuun sisältyvää arvonlisäveroa ei vähennetä.
 

Millä arvonlisäverokannalla laskutan asiakkaalta kulut?

ALV-käsittely riippuu siitä, onko kyse läpikulkuerästä, edelleenlaskutuksesta vai omasta palvelusta aiheutuvasta kulusta.

Läpikulkuerä: Käytä laskutuksessa ALV 0 % -koodia ja valitse syykoodiksi "Läpikulkueränä käsiteltävät viranomaismaksut".

Edelleenlaskutus: ALV-kanta on usein sama kuin alkuperäisellä ostolaskulla. Pelkästään ostolaskun ALV-merkintää ei kuitenkaan pidä kopioida automaattisesti: esimerkiksi se, että ostolaskulla ei ole ALV:tä alkuperäisen myyjän arvonlisäverorekisteriin kuulumattomuuden vuoksi, ei välttämättä tarkoita, että edelleenlaskutus olisi osakeyhtiösi tapauksessa veroton.

Kulu osana pääsuoritetta: Asiakkaalta veloitettavaan kuluerään käytetään samaa ALV-kantaa kuin varsinaiseen työhön tai palveluun, riippumatta kulujen alkuperäisestä ALV-kannasta.
 

Mitä teen, jos en tiedä, onko kyse läpikulkuerästä?

Tarkista ensin alkuperäisestä ostolaskusta, kenen nimissä lasku on ja kenelle hankinta kuuluu. Jos tilanne jää epäselväksi, lähetä meille:

• alkuperäinen ostolasku
• asiakkaalle tehtävä lasku tai suunniteltu veloitus
• lyhyt kuvaus siitä, mitä on ostettu ja kenen puolesta.

Voit pyytää apua osoitteesta osakeyhtio@ukko.fi.