Miten osamaksulla hankitut pienhankinnat (esim. puhelin) merkitään kirjanpitoon?

Osakeyhtiö voi tehdä pienhankintoja, kuten ostaa tietokoneen tai puhelimen, myös osamaksulla, jolloin maksu suoritetaan erissä myöhemmin. 

Osamaksulla tehdyt hankinnat voidaan kirjata kirjanpitoon kahdella eri tavalla:

Haluat ilmoittaa laitteen koko hankintahinnan ja arvonlisäveron heti yrityksesi kirjanpitoon

• Luo asiakastililläsi uusi meno ja laita liitteeksi saamasi osamaksusopimus, josta käy ilmi koko hankintahinta ja sen arvonlisävero.
• Laita menon toiseksi liitteeksi osamaksun 1.maksuerästä saamasi lasku.
• Menon summaksi ilmoita ensimmäisen maksuerän summa ja alv-kanta
• Kerro kuvauskentässä miten hankinta liittyy yritystoimintaasi. Lisäksi mainitse että ”kyseessä on osamaksulla hankittu laite, joka kirjataan kokonaisuudessaan yrityksen kuluksi”.
• Merkitse meno maksetuksi (kohdista tilitapahtuma).
• Luo seuraavista maksueristä normaalisti uusi meno, jonka liitteeksi lisäät kyseisen erän osamaksulaskun. Jos hankinnan arvonlisävero on jo vähennetty ensimmäisellä kirjauksella, sitä ei vähennetä uudelleen seuraavissa maksuerissä. Kirjoita näihin myöhempien erien kuvauskenttään esimerkiksi: ”Laite on jo kirjattu kirjanpitoon hankintahetkellä”.

Laitteen hankintahinta ja siihen sisältyvä arvonlisävero käsitellään ensimmäisen menokirjauksen yhteydessä. Myöhemmissä osamaksuerissä kirjanpidossa huomioidaan pääosin osamaksuvelan suoritus sekä maksueriin sisältyvät korko- ja muut rahoituskulut.
Osamaksun korko- ja rahoituskulut ovat yrityksellesi vähennyskelpoisia menoja.

Haluat ilmoittaa laitteen hankintahinnan ja arvonlisäveron osamaksuerien mukaisesti yrityksesi kirjanpitoon

• Luo asiakastililläsi uusi meno ja laita liitteeksi osamaksun maksuerästä saamasi lasku, jossa tulee olla myös arvonlisäveron osuus eriteltynä (toiseksi liitteeksi voit halutessasi laittaa itse osamaksusopimuksen, jolloin se jää kirjanpitoon talteen).
• Menon summaksi ilmoita ensimmäisen maksuerän summa ja arvonlisävero.
• Kerro kuvauskentässä miten hankinta liittyy yritystoimintaasi. Lisäksi mainitse että ”kyseessä on osamaksulla hankittu laite, joka kirjataan yrityksen kuluksi maksuerien mukaisesti”.
• Merkitse meno maksetuksi (kohdista tilitapahtuma).
• Seuraavista maksueristä luo normaalisti meno, jonka liitteeksi laita osamaksulasku ja kerro summana todellinen, maksettu osamaksun summa. Menon kuvauskentässä kerro ”laitteen osamaksuerä nro xx/xx”.

Laitteen hankintahintaa kirjataan yrityksesi kirjanpitoon näiden maksuerien ja maksupäivien mukaisesti: lyhennyksen osuus kalusto-kirjanpitotilille, arvonlisäveron osuus alv-ilmoitukselle sekä maksuerässä olevat korko- ja muut rahoituskulut menoiksi. 
Osamaksun korko- ja rahoituskulut ovat yrityksellesi vähennyskelpoisia menoja.

Tässä vielä tarkempia ohjeistuksia myyjäkohtaisesti:

Elisalta ostetut osamaksulliset puhelimet yms laitteet:

• Ensimmäisen osamaksun maksamisen yhteydessä luo asiakastililläsi meno ja laita sen liitteeksi Elisalta saamasi osamaksusopimus, josta näkyy koko ostoksen kokonaissumma ja alv. Toiseksi liitteeksi laita osakeyhtiöllesi osoitettu puhelinlasku, josta käy ilmi osamaksun osuus sekä puhelinliittymän hinta. Kirjaa menon summaksi tämän puhelinlaskun summa (älä huomioi koko osamaksun summaa).
• Seuraavista osamaksun maksueristä luo jokaisesta oma menonsa ja laita liitteeksi Elisan puhelinlasku, josta näkyy sekä laitteen osamaksun osuus sekä puhelinliittymän hinta. Kirjaa menon summaksi tämän puhelinlaskun summa.

DNAlta ja Telialta osamaksulliset puhelimet yms laitteet:

• Osamaksun tiedot löytyvät suoraan osakeyhtiöllesi osoitetulta puhelinlaskulta, joten riittää, että teet menon ja laitat sen liitteeksi DNA:lta tai Telialta saamasi puhelinlaskun. Kirjaa menon summaksi tämän puhelinlaskun summa (älä huomioi koko osamaksun summaa). 
• Seuraavista osamaksun maksueristä luo jokaisesta oma menonsa ja laita liitteeksi DNA:n tai Telian puhelinlasku, kirjaa menon summaksi tämän puhelinlaskun summa.

Huomioithan, että puhelinliittymän tulee aina olla osakeyhtiön nimissä, jolloin myös laskut osoitetaan yritykselle (laskun maksaja on osakeyhtiö). Tämä on edellytys puhelin- ja osamaksukulujen kirjaamisesta yrityksen kirjanpitoon sekä mahdollisen alv-hyödyn saamiseksi osakeyhtiöllesi.
Mikäli liittymä ja lasku eivät ole osakeyhtiön nimissä, ei kulua voida kirjata yrityksen kirjanpitoon.