Sain ostamaani tuotteeseen tai palveluun hyvityslaskun - miten toimin?

Välillä käy niin, että joudut palauttamaan tilatun tuotteen tai saat hyvitystä esim. toteutumattomasta palveluostosta. Tässä tapauksessa pyydä myyjältä aina hyvityslasku, sillä se tarvitaan yrityksesi kirjanpitoon alkuperäisen laskun lisäksi.

Kirjanpitolain mukaan alkuperäisiä laskuja ei saa poistaa yrityksen kirjanpidosta. Sen sijaan mahdolliset virheet tai muutokset korjataan tekemällä hyvityslasku, jolla alkuperäinen lasku joko mitätöidään kokonaan tai hyvitetään osittain.


Osahyvityksen käsittely, kun alkuperäistä laskua ei ole vielä maksettu

• Lisää saamasi hyvityslasku toiseksi liitteeksi menolle, jossa alkuperäinen lasku on 
  • Kun hyvityslasku on lisättynä tuolle toiselle menolle, voit poistaa kokonaan hyvityslaskusta muodostuneen menon (mikäli se on saapunut yrityksellesi verkko- tai sähköpostilaskuna).
• Muokkaa menon summaksi oikea, todellinen maksettava summa (alkuperäisen laskun summa - hyvityslaskun summa), tarkista myös että alv-kanta on oikein.
• Kerro kuvauksessä että alkuperäiseen laskuun on tullut hyvitys, jonka vuoksi todellinen maksu on alkuperäisen laskun summaa pienempi.
   

Osahyvityksen tai koko laskun summan hyvityksen käsittely, kun alkuperäinen lasku on jo maksettu

• Mikäli myyjä maksaa hyvityksen osuuden osakeyhtiösi tilille:
  • Luo asiakastililläsi uusi tulo ja laita hyvityslasku sen liitteeksi (voit halutessasi lisätä toiseksi liitteeksi myös alkuperäisen ostolaskun).
  • Valitse tapahtuman tyypiksi "muu tulo" ja oikea alv-kanta (palautetun tuotteen/palvelun mukaisesti)
  • Kerro kuvauksessa mihin alkuperäiseen laskuun (laskun numero sekä maksupäivä) hyvityslasku liittyy.
  • Kun palautus näkyy osakeyhtiösi tilillä, kohdista maksu tähän tuloon.
  • Voit myös luoda tämän tulon suoraan tilitapahtumista (kohdista -> luo uusi tulo), kun palautus näkyy tilitapahtumissa
     
• Mikäli hyvityslaskun summa otetaan huomioon seuraavassa saman myyjän ostolaskussasi:
  • Pidä hyvityslasku tallessa ja kun saat myyjältä seuraavan ostolaskun, jossa tämä hyvitys otetaan huomioon, toimi ylläolevan ohjeistuksen "osahyvityksen käsittely, kun alkuperäistä laskua ei ole vielä maksettu"  mukaisesti.

Koko alkuperäisen laskun summa hyvitetään ja laskua ei ole vielä maksettu

• Lisää saamasi hyvityslasku toiseksi liitteeksi menolle, jossa alkuperäinen lasku on.
  • Kun hyvityslasku on lisättynä tuolle toiselle menolle, voit poistaa kokonaan hyvityslaskusta muodostuneen menon (mikäli se on saapunut yrityksellesi verkko- tai sähköpostilaskuna).
• Muokkaa menon summaksi todellinen maksettava summa eli 0 euroa, alv-kannaksi laita 0%.
• Tallleta meno, maksusuoritusta et pysty itse tälle 0-hintaiselle menolle kirjaamaan
• Ilmoita asiakaspalveluumme (osakeyhtio@ukko.fi) tämän menotositteen tiedot (ostopaikka + menon päivämäärä), niin me käsittelemme menon puolestasi valmiiksi, jolloin sekä alkuperäinen lasku että sen hyvityslasku jäävät yrityksesi kirjanpitoon talteen.

Huomioitavaa hyvityslaskuissa, jotka tulevat suoraan UKKO-asiakastilillesi
Suoraan UKKO-palveluun saapuvista verkko- ja sähköpostilaskuista (myös hyvityslaskut) muodostuu aina työpöydällesi menotosite, jonka liitteenä alkuperäinen lasku (tai hyvityslasku) on.

Mikäli saat hyvityslaskun suoraan palveluumme, siitä muodostuu siis automaattisesti aina uusi menotosite, tulotositetta ei näistä hyvityslaskuista muodostu. 
Menotositetta ei pysty suoraan vaihtamaan tulotositteeksi, vaan sinun tulee aina luoda täysin uusi tulotosite (mikäli raha palautetaan yrityksesi tilille).

Tältä automaattisesti palveluumme muodostuneelta menotositteelta sinun tulee ottaa hyvityslasku itsellesi talteen (tallentaa esim. tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, jolla palveluamme käytät), jotta saat sen liitettyä oikean menon liitteeksi (tai jos raha palautuu yrityksesi tilille, niin oikean tulon liitteeksi).

Kun hyvityslasku on lisätty oikealle menolle/tulolle, poista tuo työpöydän käsiteltävissä tapahtumissa oleva menotosite kokonaan; se on turha tosite, koska hyvityslasku on jo tallessa toisella tositteella.