Laskuttaminen on yrittäjyyden hauskin puoli. Olet tehnyt työsi hyvin ja nyt on aika saada rahat omalle tilille. UKKO Yrittäjä -palvelussa laskujen luominen on todella helppoa ja nopeaa. Varsinkin kun hyödynnät kaikki tarjolla olevat ominaisuudet. Jos sinulla on asiakkaita, joille lähetät laskuja tasaisin väliajoin, kannattaa asiakas tallentaa asiakasrekisteriin. Näin sinun ei tarvitse syöttää jokaiseen laskuun asiakkaan tietoja erikseen.
Aloitetaan uuden laskun luominen!
Videolla pääset näkemään miten laskun luonti tapahtuu. Videon alapuolella olemme kertoneet vielä tarkemmin laskun luonnista.
⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻
1. Asiakastiedot
2. Laskun tiedot
3. Laskutusrivit
4. Esikatselu
5. Lasku valmis
6. Laskun tila ja merkitse maksetuksi
⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻⸻
Ensimmäisenä sinun tulisi klikata vasemmalla olevasta valikosta kohtaa Tulot, joka vie sinut sivulle, josta näet kaikki palveluun ladatut tiedot tuloistasi. Tältä sivulta pääset aloittamaan uuden laskun luomisen klikkaamalla ylhäältä oikealta kohtaa Luo uusi lasku.
1. Asiakastiedot
Ensimmäisellä sivulla palvelu kysyy laskutettavan asiakkaasi tietoja. Voit valita joko Uusi asiakas vaihtoehdon, mikäli et ole asiakkaan tietoja palveluun aiemmin tallentanut tai vaihtoehtoisesti hakea jo tallentamasi asiakkaan tiedot kohdasta Hae asiakasrekisteristä. Voit siis halutessasi tallentaa asiakkaasi tiedot valmiiksi laskun luontia varten asiakasrekisteriin kohdasta Asiakkaat ja hakea asiakkaasi nimellä laskutustiedot helposti. Täältä löydät ohjeen asiakasrekisterin käytöstä.
Kaikki tarvittavat tiedot asiakkaastasi on merkitty punaisella tähti * merkillä. Sinun tulisi valita, onko laskutettava asiakkaasi yritys vai yksityishenkilö. Vaadittavat tiedot muuttuvat, kun tyyppi vaihtuu.
ALV-numero muodostuu yrityksesi y-tunnuksesta, johon lisätään maakohtainen etuliite ja väliviiva jää kokonaan pois. Esimerkiksi jos y-tunnuksesi 1234567-8, ALV-numerosi on FI12345678.
Valitse seuraavaksi laskun lähetystapa. Lähetystapa voi olla:
- Lataa tiedosto = Lasku latautuu laitteellesi PDF muodossa tiedostona. Tällöin palvelu ei lähetä laskua eteenpäin.
- Sähköposti = Lasku lähetetään asiakkaan tiedoissa antamaasi sähköpostiosoitteeseen automaattisesti palvelusta.
- Kirjeitse = Laskusi lähetetään paperilaskujen tulostusjonoon Apixille, josta lasku lähetetään kirjeitse asiakkaallesi. Huomaathan että tässä lähetystavassa sinun tulee antaa asiakkaasi osoitetiedot.
- Verkkolaskuna = Laskusi lähetetään verkkolaskuna Apixille, josta lasku lähetetään verkkolaskuna asiakkaasi operaattorille. Huomaathan, että tässä lähetystavassa tulee antaa asiakkaasi verkkolaskutusosoite.
2. Laskun tiedot
Seuraavaksi etenemme seuraavalla sivulla Laskun tietoihin.
Palvelu asettaa automaattisesti laskullesi kyseisen päivän, jolloin luot laskun. Oletuksena laskulle asetetaan 14 päivän maksuehto, jota voit muokata laskua luodessa tai asettaa asiakkaalle asiakasrekisteriin asiakaskohtaisen maksuehdon**.
Laskullesi on määritelty myös oletuksena 5 % myöhästymiskorko, jonka palvelu laskee automaattisesti laskuusi, mikäli lähetät laskusta maksumuistutuksen asiakkaallesi. Tätä ja huomautusaikaa voit muokata.
Toimituspäivä-kenttä on vapaaehtoinen, jos esimerkiksi laskutat tuotetta, jonka toimitat/postitat asiakkaallesi.
Halutessasi voit lisätä Tilausnumeron, Viitteemme tai Asiakkaan viitteen laskulle. Nämä ovat vapaavalintaisia tietoja, jotka eivät ole pakollisia laskun luomiseen.
Laskun numero muodostuu automaattisesti juoksevana edellisestä tekemästäsi laskusta. Mikäli teet ensimmäistä laskua, on ensimmäisen laskusi numero 101. Juoksevan numeroinnin laskutuksessa määrää kirjanpitolaki.
3. Laskutusrivit
Tässä kohdassa lisätään laskuun laskutusrivejä, eli myytäviä tuotteita tai palveluita. Voit lisätä useita rivejä klikkaamalla + Lisää uusi -painiketta. Voit myös tässä kohtaa lisätä tärkeää tietoa laskusi sisällöstä Lisäteksti-kohtaan. Esimerkiksi lisätä maininnan käännetystä verovelvollisuudesta tai muita yksityiskohtia laskutetusta työstä.
Tuote/palvelu kohdasta voit joko valita tallentamiasi tuotteita, palveluita tai vaihtoehtoisesti täyttää tiedot manuaalisesti. Kirjoita tällöin laskutettavan tuotteen tai palvelun nimi, myytävä määrä sekä millä yksiköllä tuote näkyy laskulla (esim. kpl, kg, metri yms.). Lisää myös tuotteellesi yksikköhinta, valitse sisältääkö hinta ALV:n vai lisätäänkö hintaan ALV sekä valitse oikea ALV-prosentti. Ohjeet tuotteen lisäämisestä tuoterekisteriin.
Voit myös halutessasi asettaa tuotteellesi alennuksen, mikäli laskutat esimerkiksi kampanjahintaan sekä lisäkuvauksen.
4. Esikatselu
Viimeisessä vaiheessa pääset näkemään tekemäsi laskun esikatseluna. Voit joko tallentaa tekemäsi laskun luonnoksena klikkaamalla Tallenna luonnoksena tai viimeistellä lasku klikkaamalla Lähetä/lataa lasku.
5. Valmis!
Onnittelut, laskusi on nyt valmis ja laitettu asiakkaallesi, mikäli valitsit laskulle lähetystavan!
6. Laskun tila ja merkitse maksetuksi
Tekemäsi lasku näkyy nyt tuloissasi. Ennen kuin palvelumme osaa yhdistää tilillesi tulevan maksun suoraan myyntilaskuusi, tulisi sinun merkitä lasku maksetuksi, kun olet saanut maksusuorituksen laskusta tilillesi. Pääset merkkaamaan laskun maksetuksi klikkaamalla laskun oikeasta reunasta kolmea pistettäja valitsemalla merkitse maksetuksi -kohta.
Aukeavalla ikkunalla voit valita summan, jolla haluat laskun merkitä maksetuksi sekä maksupäivämäärän, jolloin raha on sinulle maksettu.
**Maksuehto on määritelty laskulle automaattisesti 14 päivän mukaisesti kuluttajille. Voit ilman muuta tätä aikaa käyttää myös yritysasiakkaillesi. Yritykselle maksumuistutuksen voi lähettää heti laskun erääntymisen jälkeen. Tätä ei ole määritelty erikseen perintälaissa. Tavallisesti maksumuistutus lähetetään yritykselle noin 7 vuorokauden kuluttua eräpäivästä.