Yrittäjä voi monesti hyödyntää lahjakortteja omassa toiminnassaan. Lahjakortin myyntiin ja sen käyttöön liittyy muutamia kirjanpidollisia huomioita, jotka on tässä artikkelissa mainittu.
Lahjakortin käyttö poikkeaa hieman tavallisesta myynnistä. Lahjakortti käytännössä tarkoittaa sitä, että asiakas ”ostaa” ennakkoon yrittäjän tarjoamia tuotteita tai palveluita tietyllä rahasummalla. Kuitenkin myynti (tavaran/palvelun vaihto) tapahtuu vasta tulevaisuudessa. Kirjanpidollisesti myydyt lahjakortit kirjataan myynneiksi vasta kun ne käytetään. Lahjakortissa tulee olla voimassaolopäivä, sillä jos asiakas ei käytä lahjakorttia määräaikaan mennessä, kirjataan lunastamattomat lahjakortit määräajan jälkeen yrityksen myynneiksi. Tällöin alkuperäinen tosite lahjakortin myynnistä tulee kirjata kirjanpitoon, jotta päiväyksen ylittäneet lahjakortit voidaan tulouttaa, eli kirjata yrityksen myynniksi vaikka lahjakorttia ei olisi käytetty.
Lahjakorttien käsittely, kun myynti tapahtuu laskutuksen kautta
Lahjakorttien kirjanpidollisen luonteen vuoksi lahjakortteja ei voi myydä laskulle palvelumme kautta. Tämä tarkoittaa siis sitä, että palvelumme kautta ei voi luoda laskua, jonka tuotteena lahjakortti on. Lahjakortit voi kuitenkin myydä laskulla luomalla laskun asiakkaalle esimerkiksi Excelin avulla. Löydät Yrittäjyyskoulustamme laskupohjan, jota voi käyttää tässä tilanteessa. Tällä vältetään se, ettei myynti kirjaannu kirjaanpitoon kahteen kertaan: ensin kun lahjakortti myydään ja toisen kerran kun se käytetään.
Myydyistä lahjakorteista tulee pitää kirjaa, jossa selviää myytyjen lahjakorttien summat sekä voimassaolopäivät. Kun lahjakortti käytetään, lisätään tästä tosite kirjanpitoon. Kuitin lahjakortin käytöstä voi lisätä palveluun, kunhan siinä näkyy alv-kanta. Tositteen voi tehdä myös itse ja siinä tulee näkyä alv-kanta.
Lahjakorttien käsittely, kun käytössä on maksuraportti (maksupääte yms.)
Mikäli käytössäsi on maksupääte tai vastaava ja maksut tilitetään maksuraportin kautta, kirjataan lahjakorttien myynti myyntiraportilta yksityisottona. Kun lahjakortti käytetään, kirjataan tapahtuma silloin myynniksi. Tällöin tulee kassassa/myyntiraportilla näkyä maksutapana lahjakortti. Mikäli näin ei tehtäisi, kirjaantuisi lahjakortin myynti kahteen kertaa: ensin kun se myydään asiakkaalle ja sitten kun se käytetään.