Edustuskulut tarkoittavat niitä kuluja, jotka syntyvät asiakashankintaan liittyvistä kestitsemisistä. Esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan vieminen illalliselle on tyypillisin edustuskulun muoto.
Edustuskulut eroavat muista liiketoiminnan vähennyskelpoisista kuluista siten, että niistä saa vähentää vain 50%. Edustusmenoja koskevat myös monet muut rajoitteet. Näistä tärkein on se, että edustuskulujen kohteena tulee olla yrityksen ulkopuolinen taho. Yritys ei voi siis laittaa edustuskuluihin esimerkiksi omien työntekijöiden kestitsemistä tai virkistyspäivää.
Hyvänä esimerkkinä voidaan pitää sitä, että talon ulkopuolelle tarjotuissa aterioinneissa ja virvoikkeissa on yleensä tapana edistää liikekumppanuuksia jolloin ne voidaan tulkita edustuskuluiksi.
Edustuskulut voivat kuitenkin muuttua markkinointikuluiksi jos yritys järjestää liiketapahtuman liikekumppaneilleen jossa esitellään yrityksen toimintaa ja tapahtumaan hankintaan esim tilat sekä virvokkeet.
Yrityksen sisäisissä tarjoiluissa kulut tulkitaan pääsääntöisesti neuvottelukuluiksi, joista arvonlisävero-osuus voidaan vähentää täysimääräisesti. Neuvottelukuluihin tulkitaan myös tilintarkastajen ja ja viranomaisten kanssa käytävät neuvottelut, joihin kuuluu tarjoilua, vaikkakin he ovat yrityksen ulkopuolisia henkilöitä.
Alla pari esimerkkiä lahjojen tulkinnoista:
- Mikäli yhteistyökumppanille hankitaan yksilöity lahja, niin tulkitaan se pääsääntöisesti edustuslahjaksi
- Mikäli kyseessä on edullinen massapostituksena tai yleisesti jaettava lahja, niin pidetään sitä pääsäntöisesti mainoslahjana.
Sekä edustuskulut ja markkinointikulut siis kohdistuvat yrityksen ulkopuolisille toimijoille mutta kulujen sisältö vaikuttaa siihen että miten ne tulkitaan kirjanpidossa.
Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi kuluiksi. Poikkeuksena voi olla kuitenkin tilanne jossa yritys jakaa omana mainoslahjanaan omaa alkoholituotettaan.
Esimerkki tyypillisestä edustuskulusta ja sen käsittelystä verotuksessa
Tmi Pertin raksa- ja purku tarjoaa Isännöinti Oy:lle illallisen jossa keskustellaan mahdollisesta asiakkuudesta. Illallisen loppulasku on yhteensä 145€ (sis. alv:n). Pertti kirjaa illallisen UKKO Yrittäjä -palveluun edustuskuluihin 145€ arvosta. UKKO Yrittäjä -palvelu hoitaa automaattisesti loput.
HUOM! Arvonlisäveroa ei voi vähentää edustuskulujen kohdalla.
- Lisätietoa edustuskuluista: