Jos joudut maksamaan osakeyhtiön kuluja omalta henkilökohtaiselta tililtäsi ja haluat saada nämä kulut korvattua yritykseltä, sinun tulee tehdä kulukorvaushakemus. Hakemuksessa tulee olla tiedot kulusta, maksun saajasta, maksetusta summasta ja perustelut maksulle. Lisäksi on liitettävä alkuperäinen ostokuitti.
Kulukorvaushakemuksen tarkoituksena on dokumentoida ja perustella, miksi olet joutunut maksamaan kulun henkilökohtaiselta tililtäsi.
Näin lisäät henkilökohtaiselta tililtä maksetun osakeyhtiön kulun palveluumme:
- Täytä asiakastililtäsi (Raportit ja dokumentit → Dokumentit) löytyvään kululaskupohjaan siinä pyydetyt tiedot ja tallenna/tulosta kululasku PDF- tai kuvamuodossa. Samalle kululaskulle voit lisätä useita hankintoja, vaikka ne olisi tehty eri myyjiltä.
- Luo UKKO-asiakastililläsi uusi meno ja liitä siihen kulukorvaus sekä kaikkien hankintojen alkuperäiset kuitit.
- Menon ostopaikaksi laita jokin niistä yrityksistä, josta olet hankinnan tehnyt (näin pääset myös ilmoittamaan alveja menokirjauksessa).
- Menon kuvaukseen kirjoita, että kyseessä on kulukorvaus ja tarkemmat erittelyt löytyvät liitteenä olevasta kululaskusta.
- Erittele eri alv-kannoilla tehdyt hankinnat menon sisällä:
- Lisää yksi rivi niille hankinnoille, joissa alv on esimerkiksi 25,5 %.
- Lisää toinen rivi niille hankinnoille, joissa alv on 14 %.
- Kululaskupohja laskee summat sinulle valmiiksi alv-kannoittain eriteltynä – sinun ei siis tarvitse lisätä erillistä riviä jokaisesta hankinnasta, mutta voit tehdä niin halutessasi.
- Kun menokirjaus on valmis, maksa kululaskun kokonaissumma osakeyhtiösi tililtä itsellesi. Kun maksu näkyy UKKO-asiakastilisi tilitapahtumissa, kohdista tilitapahtuma menoon.
Maksuperusteisessa kirjanpidossa hankinnat kirjataan osakeyhtiösi kirjanpitoon sen maksupäivän mukaisesti, jolloin olet summan osakeyhtiön tililtä itsellesi maksanut (eli myös alvit huomioidaan tämän päivämäärän mukaan).